De hr-puzzel van zomerfestivals

De beats dreunen, het publiek danst, en de geur van zonnecrème hangt in de lucht. Festivals zijn voor bezoekers pure ontspanning, maar achter de schermen is het een goed georganiseerde machine. Hoe organiseren festivals hun hr-puzzel? Ontdek de strategieën van Tomorrowland, Lokerse Feesten en Cactusfestival en hoe zij vrijwilligers inspireren en hun teams duurzaam beheren. Ervaar het samenspel van menselijk kapitaal en vooruitziendheid in de magische wereld van muziekfestivals.

De beats dreunen, het publiek danst, de geur van zonnecrème hangt in de lucht. Voor bezoekers is een muziekfestival pure ontspanning. Achter de schermen draait een goed geoliede machine op volle toeren. Hoe organiseren festivals hun hr-puzzel?

WE ARE ONE

Wie Tomorrowland zegt, denkt meteen aan een van de grootste festivals ter wereld. Twintig jaar geleden begonnen de broers Manu en Michiel Beers aan een droom, die is uitgegroeid tot WEAREONE.world. Vandaag is het een internationaal merk dat veel meer doet dan alleen festivals organiseren. Wereldwijd telt het bedrijf achter Tomorrowland driehonderd vaste medewerkers in België, Frankrijk, Brazilië en Ibiza.

“WEAREONE.world telt zes businessunits: Festival & Events, Music, Experiences, Leisure, Products en Fiction”, zegt woordvoerder Debby Wilmsen. “Niet iedereen werkt rechtstreeks mee aan Tomorrowland België, maar via een intern jobpoolsysteem ondersteunen collega’s uit verschillende departementen elkaar tijdens piekmomenten.”

15.000 mensen aan het werk

Tijdens het festival in Boom groeit het team uit tot 15.000 crewleden. Een logistieke krachttoer, gedragen door vaste leveranciers, gespecialiseerde freelancers en tijdelijke krachten zoals studenten en flexi-jobbers. “Een centraal crewsysteem stuurt die grote ploeg aan voor contractbeheer, verzekeringen en duidelijke briefings.”

Voor operationele en eventgerichte profielen vindt WEAREONE.world nog altijd vlot gemotiveerde medewerkers, maar voor ondersteunende functies zoals finance, IT en development is het lastiger. “Daar merken we dat sommige kandidaten een vertekend beeld hebben”, zegt Debby. “Ze denken vaak dat we alleen een Belgisch festival organiseren, terwijl we wereldwijd actief zijn in zes clusters. Sinds corona voelen we ook dat bepaalde profielen minder snel kiezen voor de cultuur- en entertainmentsector, uit bezorgdheid voor werkonzekerheid en een onevenwichtige werk-privébalans.”

De internationale activiteiten vragen een vooruitziende personeelsplanning. Het hele jaar is de kalender gevuld met evenementen: CORE in Colombia in februari, Tomorrowland Winter in maart, een zomerresidentie in Ibiza (mei-oktober), shows in Sphere Las Vegas (augustus-november), Tomorrowland Brazilië in oktober, de expo en shows in Amsterdam in het najaar, en projecten zoals Terra Solis in Dubai en een immersive experience in Madrid. “We plannen ruim op voorhand en anticiperen flexibel op piekmomenten. Alleen tussen Kerst en Nieuwjaar nemen we collectief een moment van rust.”

Duurzaam hr-beleid

Naast operationele efficiëntie zet het bedrijf sterk in op een duurzaam hr-beleid. “We willen een omgeving creëren waarin medewerkers zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen. Om die ambitie waar te maken, hebben we onze lonen vergeleken met de markt en hanteren we een eerlijke verloning.”

Duurzame tewerkstelling gaat verder dan een correct loon. Het draait ook rond aandacht voor balans, perspectief op doorgroei en ruimte om jezelf te zijn. WEAREONE.world investeert daarom in mentale ondersteuning, welzijnspakketten en ‘soft care’-initiatieven. “We beseffen dat projecten als Tomorrowland intens kunnen zijn, zeker in aanloop naar het festival.” Dat menselijke aspect zit diep verankerd in de bedrijfscultuur. “We care a lot is geen slogan, maar een werkethiek.”

VERANKERD IN LOKEREN

De Lokerse Feesten zijn het vijfde grootste festival van Vlaanderen, maar draaien bijna volledig op vrijwilligers. Iets minder dan duizend mensen zetten zich elk jaar in, waarvan een vaste kern van zeker honderd het hele jaar door meewerkt. Op de loonlijst staat één persoon voor de dagelijkse operationele werking.

“Voor specifieke zaken als licht en geluid doen we soms een beroep op externe professionals, maar ook daar vinden we vaak mensen uit de sector die vrijwillig willen helpen”, zegt woordvoerder Steven Latré. Die vrijwillige inzet vraagt om een duurzaam en doordacht hr-beleid, ook al gaat het niet over klassieke werknemers. “Onze kracht is het hechte team en het lokaal verankerde karakter. We zijn een stadsfestival en kunnen bouwen op generaties vrijwilligers uit Lokeren. Families waarin grootouders, ouders en kinderen samen op het festival helpen, zijn geen uitzondering.”

Festival als leerplek

Opleiding speelt ook een grote rol. “We zijn voor velen een opleidingsfestival. Jongeren die hier starten als vrijwilliger in bijvoorbeeld sociale media, video of fotografie, groeien bij ons en maken later de overstap naar de professionele sector. Vaak blijven ze toch nog betrokken, uit dankbaarheid voor de kansen die ze bij ons kregen.” Ervaren vrijwilligers coachen de jonge talenten, waardoor het festival zelf een leertraject wordt. “Dat vraagt begeleiding en opvolging, ook zonder klassiek hr-kader.”

Toch loopt het model soms tegen grenzen aan. “We merken krapte op de arbeidsmarkt, zeker als we iemand zoeken met ervaring in partnerships of commerciële ontwikkeling in de muzieksector. Er bestaan geen opleidingen voor zulke profielen, je groeit daarin via ervaring.”

Tijdens het festival zelf krijgt welzijn extra aandacht. “We werken met shiften. Medewerkers draaien maximaal zes van de tien dagen. Daarnaast voorzien we in vertrouwenspersonen, medewerkersfeestjes en momenten van ontspanning.” Vrijwilligers voelen zich gesteund, zelfs tijdens de intense festivaldagen. “Er is veel motivatie, omdat ze weten dat het maar tien dagen duurt. Na afloop is er vaak nog een gezamenlijk moment om af te sluiten. Dan voel je: dit was geen werk, dit gaf voldoening.”

TIJDELIJKE TEAMS BIJ CACTUSFESTIVAL

Ook het Brugse Cactusfestival draait volledig op vrijwilligers, naast een klein personeelsteam dat alles coördineert. Zeshonderd mensen zetten zich in voor het driedaagse stadsfestival in het Minnewaterpark. “We werken met verschillende tijdelijke festivalploegen. Die worden aangestuurd door een verantwoordelijke, die net als de rest op vrijwillige basis werkt”, zegt Janne Cuvelier, verantwoordelijk voor de vrijwilligers- en publiekswerking.

Het Cactusfestival heeft geen last van arbeidskrapte. “Het is waarschijnlijk typisch voor de evenementensector, maar we hebben jaarlijks zoveel inschrijvingen dat we mensen moeten weigeren.” De keuze om alleen met vrijwilligers te werken, zorgt niet alleen voor een warme sfeer, maar ook voor sociaal welzijn. “Voor veel vrijwilligers is dit een sociaal vangnet. Hier leren ze mensen kennen en voelen ze zich nuttig.”

Digitale puzzel

Om structuur te brengen in de grote groep, gebruikt het festival een digitale planningstool. Vrijwilligers geven hun beschikbaarheid aan, met wie ze willen samenwerken en zelfs welke artiesten ze willen zien. “Daarna leg ik de puzzel”, legt Janne uit. “Ik probeer zo veel mogelijk rekening te houden met ieders voorkeuren. De tool is echt een geschenk. Vroeger deden we dit met pen en papier. Nu loopt alles via het platform, van de planning tot de communicatie.”

Verbondenheid

Festivals staan bekend om hun intensiteit, maar bij het Cactusfestival valt dat goed mee. “Een doorsnee vrijwilliger werkt zes uur per dag, verdeeld over drie blokken. Sommigen doen meer, maar we beperken dat bewust. Het mag niet te belastend zijn voor de vrijwilliger. We willen niet dat het festivalgevoel verloren gaat. Wie hier werkt, moet ook kunnen genieten.”

Werken voor het Cactusfestival is onbezoldigd, maar er is een return in natura. “Vrijwilligers krijgen toegang tot het festival op de dag dat ze werken, en afhankelijk van hun taak ook eet- en drankbonnetjes.” Voor technische diensten zoals geluid en veiligheid doet het festival wel een beroep op externe firma’s. “Dat zijn gespecialiseerde functies waarvoor het moeilijk is om vrijwilligers te vinden.”

Een groot deel van het team keert elk jaar terug. “We schrijven eerst de mensen van de vorige twee edities aan”, legt Janne uit. “Zij krijgen voorrang, zeker wie al jaren betrokken is of meerdere dagen helpt. Die trouwe kern zorgt voor continuïteit en betrokkenheid. Zo kunnen we, ondanks de tijdelijke organisatie, toch een langetermijnbeleid voeren.”

Het volledige artikel verscheen in het zomernummer van HRmagazine. Interesse in een membership? Contacteer rosanne.beeckman@nieuwemediagroep.be.