Liever later zonnen?

De zomerperiode op kantoor kan zowel rustig als uitdagend zijn. Sommige collega’s kiezen niet-gangbare vakantietijden, wat voor spanningen kan zorgen. Het draait om gedeelde verantwoordelijkheden en duidelijke afspraken. Blijf gefocust op output, planning, en teamdoelen voor de beste balans.

De zomer is er. Terrassen lopen vol, files naar de kust groeien, en op kantoor… wordt het op veel plekken rustig. Altijd een beetje onwezenlijk, dat seizoen waarin de bedrijvigheid vertraagt, de lege vergaderzalen aan de coronaperiode doen denken en de agenda’s plots ruimte laten om wat gas terug te nemen.

Alleen kiest niet iedereen op hetzelfde moment voor een langere adempauze. Er zijn altijd collega’s die hun hoofdvakantie niet in de zomer plannen. Hun argument is vaak: “Dan is het hier rustiger en kan ik werken zonder gestoord te worden.” Dat klonk ooit logisch, maar vandaag, en zeker op plaatsen waar hybride gewerkt wordt, mogen ze voor mij op zoek naar een ander argument.

Die ‘blijvers’ kunnen voor spanning zorgen. Uit studies blijkt dat wie in dalperiodes doorwerkt, de eigen productiviteit overschat. Vaak wordt hun vakantie dan later genomen, wanneer het team elke schakel nodig heeft. Zo schuurt het twee keer: als hun aanwezigheid weinig toevoegt én als hun afwezigheid de groep onder druk zet.

Afspraken belangrijker dan wel of niet aanwezig zijn

Het échte thema is gedeelde verantwoordelijkheden en afspraken maken. Het gaat – zoals zo vaak – over output, niet over aanwezigheid. Voor wat volgt, vertrek ik vanuit de aanname dat er bij jou geen collectieve zomersluiting is. Of dat je nu niet midden in het hoogseizoen zit en iedereen daarom pas later vrijaf kan nemen.

• Maak vakantiebeleid expliciet. De hoofdvakantie is geen individueel privilege, maar een gedeelde verantwoordelijkheid. Benoem wat het betekent. “Als je blijft doorwerken tijdens de kalme periode, maar 3 weken weg wil wanneer het druk is, help je concrete afspraken maken over wie dan jouw werk opvangt.”
• Gebruik planning als hefboom. Vooraf weten waar de pieken en de rustmomenten liggen, helpt om te kiezen wie wanneer op adem kan komen en wie wanneer nodig is. In functie van het werk, de collega’s en de klant.
• Begrijp de ‘altijd-werkers’. Niet iedereen snakt naar zomervakantie. Dat verdient begrip. Evenveel als voor teamleden die willen dat afwezigheden afgestemd worden op de werklast. Zoek dus naar balans en spreek er openlijk over.
• Maak werken in dalperiodes relevant. Wie werkt tijdens kalme weken, is present, aanspreekbaar en is de back-up voor afwezige directe collega’s. De contactpersoon voor noodgevallen is gekend. Aanwezig zijn is zo een steun.
• Zet teamdoelen centraal. Maak duidelijk wanneer en waarom je iedereen aan boord wil. Verbind individuele keuzes aan collectieve resultaten. “Iedereen weet hoe heftig de week vóór de jaarafsluiting is. Dan staat niemand er alleen voor.”
• Laat collega’s getuigen. Deel verhalen van planningen waarin het team én het individu groeiden. “Ik kwam na mijn reis terug en alles draaide vlot. Ik voelde me gesteund in het nemen van vakantie. Geen stress vanaf minuut één op dag één.”

Samen keuzes maken

Extra regels voor de ‘blijvers’ zijn niet effectief. Betrek hen wel actief bij de planning. Vraag waarom hun aanwezigheid het verschil maakt, en confronteer hen vriendelijk met jouw verwachtingen en die van de collega’s. Wanneer persoonlijke voorkeur en teambelang elkaar vinden, klopt het plaatje – in drukke en in kalme periodes.

Column van Frank Helsmoortel.