Hybride conferenties worden vaste waarden

De Association for Talent Development (ATD) organiseerde eind augustus zijn jaarlijkse conferentie. Door inreisbeperkingen ten gevolge van covid vond het evenement in de Verenigde Staten in hybride vorm plaats. Geen sinecure voor een event met meer dan zesduizend deelnemers. Wat leren we hieruit?

Naar jaarlijkse gewoonte organiseerde de Association for Talent Development zijn jaarlijkse International Conference and Expo, kortweg ATD ICE. Tot 2019 vond dit event exclusief plaats in de Verenigde Staten. Covid stak daar anno 2020 een stokje voor waardoor de organisatie op het laatste moment besliste volledig digitaal te gaan, met trouwens best wat kinderziektes. In 2021 lagen de kaarten anders.

Online congresbeleving

Dit jaar stonden de organisatoren voor een grotere uitdaging, namelijk een hybride beleving. Hybride betekent een mix van deelnemers die exclusief digitaal deelnemen en een massa die ter plaatse van de ene naar de andere workshop holt. Deze editie telde 6.600 deelnemers, waarvan 3.000 ter plaatse en 3.600 online, verspreid over 65 landen. Daarnaast stonden 400 sprekers en exposanten klaar om hun ideeën te verspreiden. Zowel technisch als interpersoonlijk lagen er heel wat vragen op tafel. Want de beleving van een congres ter plaatse, met de nodige chit chats en netwerkgelegenheden is heel wat anders dan digitaal connecteren met vakgenoten.

Naar onze ervaring verliep het technische huzarenstukje behoorlijk vlot. Workshops van populaire sprekers werden live gestreamd met afwisselend camerabeelden en slides. Thuisblijvers werden op dat moment zoveel mogelijk betrokken door hun vragen, die in de chat werden gedeeld, te bespreken tijdens de sessie. Uitzonderlijk, bijvoorbeeld tijdens keynotesessies, bezweek het platform wel eens onder de toevloed van meer dan drieduizend kijkers.

Spreid technische risico’s

ATD ICE nam het zekere voor het onzekere en besloot de technische risico’s te spreiden. Naast hybride sessies voorzagen ze in een exclusief programma voor thuisblijvers. Door op voorhand workshops op te nemen en aan schermkijkers ter beschikking te stellen, kon de organisatie op technische risico’s anticiperen. Tijdslots waarbij sprekers via de chat vragen beantwoordden over de vooraf opgenomen filmpjes boden een antwoord op de verdieping die deelnemers zoeken.
Op datzelfde moment liepen aan de andere kant van de oceaan deelnemers fysiek van de ene naar de andere workshop die exclusief ter plekke werd aangeboden.

Hybride conferenties nieuwe normaal

ATD geeft aan tevreden terug te blikken. “Het is een uitdagende en tegelijk moeilijke periode geweest”, zegt Apryl Alexander Savino, senior director of conferences and events bij ATD. “We konden niet anders dan omgaan met onzekerheid en inspelen op dagelijkse aanpassingen door de pandemie. We beslisten pas enkele maanden voordien om het event van Denver naar Salt Lake City waar minder strenge covid-regels gelden te verplaatsen. We werden ook gedwongen onze aanpak, organisatie en beleving helemaal om te gooien. Dat was niet evident. Nochtans lang de hybride aanpak al langer op de plank. Dankzij deze crisis hebben we sneller werk gemaakt van een solide basis voor onze hybride aanpak.” En dat hybride het nieuwe normaal is, toont zich in het feit dat ATD heeft beslist om vanaf nu altijd een hybride beleving aan te bieden aan haar professionals. Zo komt er iets moois uit de miserie van de pandemie. Of met de woorden van Hillary Clinton: “Never waste a good crisis.”