De coronaperiode heeft ook het denken rond vakantie en werken in beweging gezet, zo ondervindt Christophe Hameeuw.
“We kregen rond mei en juni nogal wat vragen van bedrijven met medewerkers die een tijdje vanuit het buitenland willen gaan werken en meteen wat vakantie nemen,” zo zag de managing consultant bij Acerta: “Maar de meeste vragen niet om vervolgens documenten in orde te brengen op het vlak van sociale zekerheid, arbeidsrecht of fiscaliteit. Misschien doen ze dat allemaal zelf, maar ik vermoed dat de meesten het wat complex vinden en een en ander oogluikend toelaten.”
Welke risico’s lopen ze dan? Christophe Hameeuw: “De internationale regel zegt dat je sociale zekerheidsbijdragen betaalt in het land waar je werkt. Maar de EU laat toe dat je in het buitenland werkt onder het stelsel van je thuisland, op voorwaarde dat je een detacheringsdocument A1 hebt. Landen zoals Frankrijk beboeten werknemers die geen A1-document kunnen voorleggen. In het slechtste geval riskeert het vakantieland te eisen dat je sociale zekerheidsbijdragen betaalt voor de periode dat je daar werkte, bovenop de Belgische. In de praktijk heb ik dat echter nog niet gezien. Bij controles komt het regelmatig voor dat de overheden de werkgevers toelaten om de verplichtingen alsnog retroactief in orde te brengen.”
Een werknemer kan dus niet werken vanuit het buitenland zonder akkoord van de werkgever, want die moet het A1-document voorzien en mogelijk ook lokale meldingen aan de buitenlandse overheden doen. “Bovendien moet de werkgever zijn arbeidsongevallenverzekeraar meedelen wie waar werkt en wanneer. Misschien moet de polis worden uitgebreid naar ongelukken in het buitenland en de verzekeraar wil dikwijls het concrete adres kennen. Afspraken daarover zet je toch best op papier met je werknemer.”
Maak meteen ook afspraken over de werktijden, zo adviseert Christophe Hameeuw: “Workations worden beschouwd als structureel telewerk en daarbij zijn de klassieke werktijden niet van toepassing. Werknemers kunnen hun uren werk dus presteren op tijdstippen die ze verkiezen. Je hebt dus best wel afspraken op papier rond bijvoorbeeld bereikbaarheid voor collega’s of klanten.”
De werkgever moet erop toezien dat de werknemer kan werken, al ligt de verplichting om te voorzien in een degelijke internetverbinding vanop een andere plek dan het thuisadres wel bij de werknemer, net zoals in België trouwens. In principe kan je het arbeidsrecht en de arbeidsvoorwaarden van je eigen land blijven toepassen, al moet je rekening houden met dwingende bepalingen van het arbeidsrecht van het land waar je werkt. Dat kan concreet betekenen dat iemand die in Spanje werkt, niet mag werken op een Spaanse feestdag. Theoretisch kan je bij controle een boete krijgen, maar het spreekt vanzelf dat het risico dat er een controle plaatsvindt op de locatie van de vakantiebestemming quasi nihil is.”
Daarnaast vragen sommige landen dat de werkgever aan lokale overheden meldt dat er een werknemer komt werken, al voorzien sommige landen vrijstellingen voor bepaalde situaties (bv. afhankelijk van de duurtijd van buitenlandse tewerkstelling). Indien je als werkgever niet voldoet aan deze administratieve verplichtingen, staan ook daar boetes op.
Fiscaal blijven werknemers van Belgische bedrijven belastbaar in België, tenzij ze meer dan 183 dagen in het buitenland werken. Dat maakt de zaken uiteraard wat complexer.
Voor werken buiten de EU, kan een en ander complexer worden, omdat dan niet langer de Europese-zekerheidsverordening geldt en dan moet je rekening houden met eventuele bilaterale akkoorden over sociale zekerheid en immigratieformaliteiten (visum, werkvergunning, etc). Binnen de EU kan de payroll ongewijzigd blijven, zolang je minder dan 183 dagen in het buitenland laat presteren.
“We zien overigens de laatste jaren meer medewerkers die België definitief verlaten. Ze hebben sedert corona gezien dat werken op afstand ook haalbaar is en gaan nu terug naar hun thuisland om van daaruit te werken. Daar is de impact uiteraard groter doordat de Belgische regels vervallen en dan moet ook de payroll structureel aangepast worden.”
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de hr-wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
