In de prioriteitenlijst van de HR Barometer 2024 van Vlerick Business School en Hudson, onderdeel van Randstad Group Belgium, stijgt strategische personeelsplanning in de ranking. Helaas is de deskundigheid in hr-afdelingen nog relatief laag. De casus van Fluvius biedt handvatten. Samen met Charlotte Sabbe van Hudson deelt Christophe Dhaenens van Fluvius vijf adviezen over strategische personeelsplanning. “We schudden mensen wakker en dagen hen uit om ver vooruit te kijken.”
Strategische personeelsplanning is een term met een zware strategische lading die hr-afdelingen mogelijk afschrikt. Het is een proces dat tussen de operationele noden op korte termijn komt fietsen. Toch is het meer dan een modewoord. Vijf adviezen over de praktijk bij Fluvius illustreren de meerwaarde ervan.
“Voor de toekomst is het een essentiële oefening”, aldus Charlotte Sabbe. “Uit de HR Barometer blijkt dat de deskundigheid in de bedrijven laag ligt. Je moet een onderscheid maken tussen de vertrouwde, weerkerende oefening om het jaarlijkse personeelsplan te maken, met vacatures en uittreders. Strategische personeelsplanning kijkt op lange termijn: welke trends zijn er, welke veranderingen komen er aan? Wat betekent dit voor de groep medewerkers?
Dat kan bijvoorbeeld artificiële intelligentie zijn. Bij Fluvius is de driver de energietransitie en het bijbehorende investeringsplan. Zo’n majeure verandering vraagt andere profielen, competenties en aanpassingen in de personeelspopulatie.
De meeste organisaties beschikken over een gigantische hoeveelheid data. Daarom is het efficiënt om te focussen op enkele assumpties en die goed te documenteren. Vervolgens bouw je er verder op in de scenarioplanning en de voorspellingen. Bijvoorbeeld: je kunt er van uitgaan dat de meeste oudere werknemers op de vroegst mogelijke pensioendatum het bedrijf verlaten. Of dat in de toekomst een groter percentage mensen deeltijds zullen werken.
Fluvius kijkt voor het investeringsplan naar een horizon van tien jaar en zet daar de werkbehoeften tegenover, zowel bij eigen medewerkers als bij externe aannemers. “We analyseren hoe onze workforce zal evolueren, rekening houdende met de energietransitie en de IT-roadmap”, aldus Christophe Dhaenens.
Maak keuzes in welke data je meeneemt in de strategische personeelsplanning. Technologie helpt om die data te beheren. Maar 23 procent van de ondernemingen in de HR Barometer maakt gebruik van mapping tools. “Schuw MS Excel niet”, tipt Charlotte Sabbe. “Je hoeft niet meteen een bijkomende tool aan te kopen. Je kunt bijvoorbeeld de duurtijd van een vacature tot onboarding monitoren, het personeelsverloop opvolgen, patronen in interne mobiliteit in kaart brengen en toekomstige gepensioneerden in rekening nemen.
Het is niet nodig om een strategische personeelsplanning van je volledige organisatie te maken van bij de start. Begin klein, focus op één problematiek. “Bij Fluvius kijken we naar het investeringsplan voor de energietransitie”, aldus Christophe Dhaenens. “Welke competenties hebben we daarvoor nodig, wat is de impact van de digitalisering van netten op het aantal en het type vacatures, de doorstroom van medewerkers en de reskilling van technici.” Om de uitdagingen op lange termijn het hoofd te bieden, evalueert Fluvius in personeelsselectie en doorstroom ook skills zoals leervermogen en een groeimindset.
Charlotte Sabbe legt een belangrijke nuance: “Het spanningsveld zit in het evenwicht tussen de invulling van behoeften aan vte’s op korte termijn en het detecteren van langetermijntrends en de keuze voor de passende assumpties. We moedigen de hr-medewerkers aan om even afstand te nemen en uit de dagelijkse operationele flow te stappen.”
Christophe Dhaenens adviseert om de processen goed te documenteren. “Wanneer stakeholders zoals de directie je uitdagen, heb je materiaal en argumenten ter beschikking. Het is nodig om een draagvlak te creëren voor je inzichten. Neem de stakeholders zo vroeg mogelijk mee in de oefening. Dat versterkt de mogelijkheden om budgetten voor je project vrij te maken. Het blijft een uitdaging omdat je aan een thematiek werkt die vandaag nog beperkt zichtbaar is. Het is als een zaadje dat je plant om later te oogsten.”
Christophe Dhaenens en Charlotte Sabbe presenteerden deze inzichten tijdens het jaarlijkse congres “HRM in de Overheid” op 28 maart 2024 in Gent.
ID:
Charlotte Sabbe, Partner & Director Public Sector bij Hudson
Christophe Dhaenens, Head of Strategic Workforce Management bij Fluvius
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de hr-wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
