GDPR-chatbot ontlast hr van vragen

De verstrekkende GDPR-regels, die ervoor zorgen dat persoonlijke gegevens vertrouwelijk behandeld moeten worden, hebben een grote impact op hr. Daarom ontwikkelde advocatenkantoor Claeys & Engels een chatbot die alle vragen rond GDPR beantwoordt. “Innovatie zit in het DNA van ons kantoor”, zegt Inger Verhelst.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) trad in 2018 in werking en zorgt ervoor dat bedrijven alle persoonlijke gegevens van werknemers en sollicitanten op een eerlijke, veilige en vertrouwelijke manier moeten behandelen. “Naast IT-security en beleidsmaatregelen zijn bedrijven ook verplicht om opleidingen te organiseren zodat iedereen in de organisatie bewust is van de manier waarop persoonsgegevens worden behandeld”, legt Inger Verhelst, partner in het Antwerpse kantoor van Claeys & Engels, uit. “Op basis van het zogeheten verantwoordingsplichtbeginsel moeten bedrijven ook kunnen aantonen dat zij de regels naleven.”

Algoritmes

De verstrekkende regels hebben een grote impact op het hr-management van Europese bedrijven. “We zien steeds meer hr-techoplossingen waarbij gegevens van werknemers of sollicitanten via algoritmes of op een geautomatiseerde manier verwerkt worden. Bij rekrutering bijvoorbeeld gaan bepaalde bedrijven via artificiële intelligence de gelaatsuitdrukking of stemgebruik scannen en interpreteren. Ook in het kader van welzijn gebruiken werkgevers artificiële intelligentie om te detecteren wat de risico’s zijn, of er bijvoorbeeld veel stress aanwezig is of bepaalde psychosociale risico’s waardoor ze moeten ingrijpen.”

Discriminatie en gegevensbescherming

Volgens Verhelst is het belangrijk dat iedereen in het bedrijf voortdurend bewust is om gegevens veilig en confidentieel te behandelen. De risicio’s zijn groot omdat hr-afdelingen veel gegevens verwerken. “Een eerste risico is discriminatie. Ze zeggen vaak dat algoritmes objectiever zijn, maar dat hangt natuurlijk af van de manier waarop ze ingesteld zijn.” Een ander risico is het onvoldoende beschermen van de data. “Als het verwerken van persoonlijke gegevens geautomatiseerd gebeurt, moet er ook informatie zijn over de manier waarop algoritmes de data interpreteren en moet er recht zijn op menselijke tussenkomst. Recent zagen we een aantal beslissingen van de gegevensbeschermingsautoriteit, die op de naleving van die wetgeving toeziet. Organisaties worden gesanctioneerd wanneer blijkt dat een van hun werknemers niet compliant is en dus zaken doet die in strijd zijn met GDPR. Het is in dat kader dat wij met het kantoor een tool ontwikkelden om ondernemingen te helpen in het compliant maken van hun organisatie. “

Digitale assistent

Samen met de start-up Lawren.io creëerde Claeys & Engels een digitale assistent die werknemers kunnen raadplegen wanneer ze eerstelijnsadvies nodig hebben over gegevensbescherming. “De chatbot is een pure toepassing van artificiële intelligentie”, zegt Olivier Wouters, managing partner van Claeys & Engels.

“We hebben de chatbot gevoed met alle mogelijke vragen voor eenzelfde antwoord. De vragen die de chatbot niet kan beantwoorden, parkeert hij. Hij wordt daar weer in opgevoed en wordt dus elke keer slimmer. Op die manier neemt de chatbot heel wat last weg van hr, want die toch vaak terugkerende vragen beantwoorden is tijdrovend. Zo'n digitale tool draagt bij tot het verminderen van het werkvolume voor de hr-afdeling. Tegelijk helpt het ook om de medewerkers op een indirecte manier te trainen. Als ze vragen stellen aan die chatbot, wordt hun nieuwsgierigheid ook geprikkeld.”

Win-winsituatie

Heel wat bedrijven gaven in 2018 opleidingen over GDPR, maar ze stopten daar na verloop van tijd mee. “Nochtans moeten bedrijven daarin blijven investeren, want het is een continu proces. Alleen met de digitale assistent werken, is niet voldoende. Werknemers moeten sowieso een basisopleiding krijgen”, aldus Inger Verhelst. “Na opleidingen hebben medewerkers sowieso nog vragen over de vele risico’s. Met de chatbot hebben ze een gemakkelijk kanaal, want misschien is de drempel te hoog om telkens iemand in het bedrijf aan te spreken met eenvoudige vragen. De chatbot verbetert zichzelf ook de hele tijd.”

Ze ziet de digitale assistent als een win-winsituatie voor bedrijven. “De robot antwoordt op de vragen van alle medewerkers en zal het in veel gevallen zelfs beter doen dan een mens. Daarnaast is het ook een win-win omdat je met de digitale assistent kunt aantonen dat je compliant bent. Stel dat ze bij een controle vragen of je alle stappen hebt ondernomen om compliant te werken. Dan kun je zeggen dat je een opleiding gegeven hebt, een beleid uitgestippeld hebt en een digitale assistent hebt die je werknemers daarin bijstaat.”

Innovatietraject

De chatbot is onderdeel van het innovatietraject dat Claeys & Engels al in 2018 startte, onder de slogan Dare to innovate. “We hebben onze medewerkers toen uitgedaagd om met concrete, innovatieve ideeën te komen om het gebruiksgemak en de dienstverlening aan onze klanten, zowel intern als extern, te verhogen”, legt Olivier Wouters uit.

Intussen ontwikkelde het advocatenkantoor een aantal tools en ideeën, zoals de elektronische handtekening bij overeenkomsten of een deadlinetracker om de hr-verantwoordelijken te helpen om de talrijke deadlines die in het arbeidsrecht gelden goed op te volgen. De chatbot voor GDPR is al de derde. “Onze eerste twee chatbots zijn vooral gericht op het beantwoorden van basisvragen over ontslag en sociale verkiezingen. We willen op een toegankelijke manier betrouwbare informatie delen zodat mensen niet zomaar blind moeten googelen.”

Innovatie zit in het DNA van het kantoor. In de jaren '70 bedacht stichter Thierry Claeys de zogenaamde formule Claeys om opzeggingstermijnen te berekenen. “Hij was toen al bezig met artificiële intelligentie avant la lettre. Hij vroeg zich af wat de rechtbank zou beslissen over een redelijke opzeggingstermijn door de rechtspraak van het hele land te verzamelen, die te analyseren en in een statistische formule te gieten. Sindsdien hebben we niet stilgezeten om creatieve oplossingen aan te reiken aan onze cliënten, niet alleen op juridisch, maar ook op technisch vlak.”