“Naar een aangenaam en aantrekkelijk hr-platform”

Voor de automatisering van haar evaluatiesysteem, viel de keuze van de gemeente Evere op Talentsoft. De samenwerking zou wel eens een van lange adem kunnen worden.

Voor de automatisering van haar evaluatiesysteem, viel de keuze van de gemeente Evere op Talentsoft. De samenwerking zou wel eens een van lange adem kunnen worden.

Tijdsdruk door wettelijke regelgeving noopte de gemeente Evere ertoe versneld op zoek te gaan naar een digitale partner. De gemeente, een openbaar bestuur van 650 medewerkers, beschikte nochtans over een hr-softwaresysteem dat alles dekte, behalve het evaluatieproces. Sophie Deuvaert, hr-director Evere: “We zochten software die functiebeschrijvingen en competentiecriteria zou aanpakken en een evaluatiesysteem zou opbouwen volgens onze criteria. We wilden een validatieproces voor medewerker, hiërarchie en de hr-dienst. Op langere termijn wilden we dit integreren met andere hr-aspecten zoals vorming, medische opvolging en payroll.”

Gebruiksvriendelijk

Sophie Deuvaert en haar medewerkers ontmoetten mogelijke partners. De keuze viel op Talentsoft, een hr-platform dat oplossingen aanbiedt rond hr- en personeelsbeheer, talentacquisitie- en management en leren. De flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid van het systeem gaven de doorslag, getuigt Sophie Deuvaert “We wilden alle niveaus, ook kinderverzorgsters en arbeiders, betrekken in de processen. Talentsoft beschikte over een gebruiksvriendelijkheid die iedereen aansprak. Kwam daarbovenop dat we – gedwongen door de wetgeving – snel moesten implementeren. Het plug-and-playeffect beviel ons. In vier weken tijd implementeerden we de gehele zaak. Vandaag zijn we gestart met de evaluatiecampagne met iets minder dan de helft van de medewerkers. We betrekken stilaan iedereen in het proces.”

Plug & play

Andere mogelijke partners voor de gemeente Evere bleken vaak niet alleen minder gebruiksvriendelijk, maar ook duurder en tijdrovender op het vlak van implementatie. Trees Van Gasse, sales sxecutive Belgium bij het hr-platform Talentsoft, begrijpt waarom hun systeem de kreeg. “Ik weet dat voor Sophie vooral de plug and play belangrijk was, naast de snelle implementatie. In deze methodologie vertrekken we vanuit best practices, niet vanuit een lege doos waarbij we alles nog moeten configureren. We hebben een zekere expertise opgebouwd over de gangbare praktijken in de markt. Die configureren we vooraf zodat de klant snel onze oplossingen kan gebruiken. Dat betekent niet dat ons systeem vastligt. Als de klant iets wil wijzigen, kan hij dat zelf. Daarvoor leiden we de klant op. Je bent snel klaar en dat is voor kleinere bedrijven, waar nog niet veel hr-processen bestaan, een groot voordeel. Eerst gebruiken en nadien de eigen klemtonen leggen, is wat we bij plug and play doen.”

Op maat

De samenwerking tussen de Gemeente Evere en Talentsoft staat nog maar aan het begin, getuigt hr-director Sophie Deuvaert. “De wettelijke termijn verplichtte ons snel een basis uit te rollen, maar we willen verder gaan. We hechten veel belang aan rapportering. In onze visie willen we de gemeentesecretaris een beeld geven van zijn gehele organisatie. Op lange termijn willen we hierin nog verder gaan op basis van hr-analytics. We willen ook een interface met de payroll en de signalitieke gegevens van de collega’s. Op vlak van vorming en coaching, gelinkt aan de evaluatie en de loopbaan, zullen we eveneens nog stappen zetten. Doel is alles te verfijnen en nog meer op maat te werken.” Trees Van Gasse vult aan: “Op maat werken betekent bij ons vooral een aanpak op maat. Als software as a service (SaaS) doen we dat zoveel mogelijk. Het is geen technisch maatwerk, maar een aanpak op maat in onze manier van klanten benaderen.”

Helpdesk

Bij de implementatie kwam ICT tussen voor het veiligheidsaspect, weet Sophie Deuvaert: “Bij mijn hr-ploeg waren twee medewerkers van dichtbij betrokken. Ze hadden een goede visie op wat we zochten. Hun communicatie en samenwerking was van groot belang. Het was een zware dobber voor hen, zwaarder dan voor de eindgebruiker.” Ondertussen is de projectfase voorbij en gaat de samenwerking in service delivery, weet Trees Van Gasse. “Dat betekent dat de medewerkers van Evere bij vragen en problemen een beroep kunnen doen op de helpdesk van Talentsoft, terwijl er ook een community van andere klanten ter beschikking staat om mee te sparren wanneer nodig.”

Levend systeem

Aanvankelijk zocht Sophie Deuvaert een evaluatiesoftware die ze kon linken aan andere hr-aspecten. “Ik wou in de praktijk via de software een algemeen overzicht van alles wat de user kan gebruiken. Voorbeelden daarvan zijn de linken die de gebruiker naar alle soorten opleidingen leidt en bepaalde nieuwselementen. We willen het systeem levend houden en het voor de werknemer aangenaam en aantrekkelijk houden. Ook vormingen en trainingen vinden medewerkers terug in het systeem. Net als bij hun evaluatiesysteem gebeurt dat op een eenvoudige manier en in de juiste taal.”