Onkosten ‘naar boven afronden’ kan voor één op twee medewerkers

Ruim de helft (54%) van Belgische medewerkers vindt het geen probleem om zijn onkosten onrechtmatig aan te dikken. Gemiddeld gaat het om 192 euro per jaar.

Voor een Belgische bedrijf van 250 medewerkers houdt de onkostenfraude een jaarlijks verlies in van 25.920 euro. Dat staat tegenover gemiddeld 15.600 euro elders in Europa. Dat blijkt uit een onderzoek van Concur, een dochterbedrijf van SAP. In zijn rapport "The Hidden Cost of Expense Fraud and Non-Compliance" onderzocht SAP Concur het uitgavenbeheer in bedrijven, de houding van werknemers ten opzichte van onkostenfraude en hoe organisaties mogelijke onregelmatigheden aanpakken.

Werknemers geven in het onderzoek van SAP Concur aan hun onkostennota’s soms naar boven af te ronden. Ze zien het als ‘extraatje’ na een lange zakenreis, maar ze durven onkostenaangiftes ook doelbewust te vervalsen. Zo vinden Europese werknemers het aanvaardbaar om valse onkosten in te dienen. Gemiddeld gaat het tot 130 euro per jaar; in België is dat 192 euro, in Nederland 114 euro.

Als compensatie voor overuren, reistijd of thuiswerk

Hoewel de meeste onjuistheden in onkostennota’s onopzettelijk zijn, zijn er volgens het onderzoek ook verschillende factoren voor doelbewuste vervalsing. Die hebben te maken met medewerkerstevredenheid maar ook met gecompliceerde procedures voor het indienen van onkosten:

Er is een algemeen gebrek aan inzicht in fraude en de gevolgen ervan voor werknemers of bedrijven. Zo geeft 39% van de Belgische deelnemers toe ooit restaurant- of kilometerkosten naar boven te hebben bijgesteld. Dertig procent vindt dat ondenkbaar.

Iets meer dan een derde (34%) van de Belgische deelnemers organiseert opleidingen rond fraudebewustzijn en -preventie.

Gemiddeld 54% van de respondenten in België vindt het perfect aanvaardbaar om meer uitgaven te declareren dan in werkelijkheid het geval is of om de richtlijnen voor bedrijfsuitgaven te negeren. Dit cijfer ligt boven het Europese gemiddelde van 48%. Voor een bedrijf met 250 werknemers loopt het potentieel jaarlijkse verlies door fraude met onkostenaangiftes op tot 25.920 euro, tegenover 15.600 euro in Europa.

Als redenen voor de fraude geven de Belgische respondenten aan dat verschillende aspecten van hun job niet vergoed worden zoals

• overuren (20%),
• woon-werkverkeer (18%) en ook
• kosten door het vele thuiswerken (18%).

Daarnaast vermelden ze ook interne redenen: onkostennota’s worden nooit gecorrigeerd (21%) of de kosten zijn zo laag dat ze geen invloed hebben op de onderneming (20%).

Patronen detecteren met AI

Pino Spadaro, Head of SAP Concur Benelux, wijst erop dat dit probleem niet alleen winst kost, maar “het vergt organisaties tot twee dagen per week om alle aangiften te controleren.”

Tools zoals Concur Detect by Oversight kunnen met artificiële intelligentie en identificatie van patronen fraudedetectie automatiseren en zo de controle van onkostennota’s versnellen en het uitgavenbeheer in organisaties vereenvoudigen. Ook helpen ze om beter te communiceren over richtlijnen ter zake.