AI op de hr-afdeling

De voordelen van het gebruik van ChatGPT zijn intussen zo groot geworden dat veel hr-afdelingen zich voorbereiden op een invoering van de tool op grote schaal. We vroegen enkele hr-verantwoordelijken en enkele experten naar hun eigen ervaringen.

Gebruikt u ChatGPT of andere AI-tools op het werk?
Inna Landman: “In mijn werk experimenteer ik met ChatGPT. Voor mij komt die tool het best tot zijn recht als een generator van ideeën. Wanneer ik een presentatie moet geven, bereid ik me voor en zet mijn ideeën op een rijtje. Dan vraag ik aan ChatGPT om ook een voorstel te doen. Zo weet ik meteen of ik geen belangrijke zaken over het hoofd heb gezien. Vroeger sprak ik met mijn collega’s over de inhoud, maar nu heb ik een bijkomende bron van inspiratie die extra ideeën kan leveren.”

“Tijdens een sessie voor het hr-departement toonde een expert hoe hij met bestaande AI-tools op enkele minuten een paper van dertig pagina’s kon samenvatten in vijf punten, met daarbij een videofilmpje en een volledige presentatie. Ook op dat vlak mogen we nog grote dingen verwachten.”

Sofie Willox: “Als je AI analytische opdrachten geeft, krijgt de hr-medewerker meer tijd voor complexe taken en zaken die een zachtere aanpak vereisen. AI kan bijvoorbeeld de antwoorden op de frequently asked questions (FAQ) maken voor de personeelsdienst of de chatbots die medewerkers helpen met hun personeelsadministratie. Dat zijn taken met weinig brein. Maar ChatGPT kan meer, bijvoorbeeld de personeelsevaluaties analyseren. Het gaat in sommige organisaties om duizenden formulieren. Dan is het echt wel handig als de computer dit voor zijn rekening kan nemen. De computer neemt dan de analytische taken over van de medewerkers. Zeker in een L&D-omgeving (learning & development) is dat niet slecht.”

“Ikzelf en mijn collega-trainers experimenteren volop om AI een cursus of opleidingsvideo te laten genereren. De computer maakt het trainingsmateriaal. Aan de hand van uitgeschreven teksten, laat je dan een video genereren, inclusief visueel materiaal en ingesproken stem. Dat versnelt de productie van cursussen enorm. We besparen hier niet alleen veel tijd mee, maar ook geld. Toegegeven: je ziet duidelijk het verschil met het lesmateriaal dat een mens heeft gemaakt, maar het brengt de boodschap net zo goed over. Bovendien is ChatGPT erg goed in het capteren van een specifieke aanpak in functie van het doelpubliek. Daarnaast weet ik uit ervaring: garbage in, garbage out. Het basismateriaal moet echt goed voorbereid zijn”, zegt Sofie Willox.

Ze is ook actief in onlinegroepen voor trainers. Daar stromen nu dagelijks tientallen berichten binnen van personen die rapporteren over hun experimenten met ChatGPT en tips geven. “Het leeft echt in deze gemeenschap. Ook op vakcongressen spreekt iedereen erover. Tegelijk stel ik vast dat niemand het echt helemaal begrijpt. Er is dus ook heel wat activiteit van consultants en aanbieders van seminars”, zegt Sofie Willox.

Lieven Van Nieuwenhuyze: “House of HR heeft intussen een inleidende training van drie uur uitgewerkt voor alle eigen medewerkers. Het is de bedoeling om de collega’s te doordringen van het belang van deze technologie. Eens dat is gebeurd, krijgen ze meer gerichte opleidingen voor hun functie: finance, marketing, hr, enzovoort. Zo staan onze medewerkers en uitzendkrachten sterker voor deze omwenteling, die een groot effect zal hebben op de wereld van het werk. Jobs zullen verdwijnen, andere ontstaan, nog andere sterk veranderen. Dankzij deze AI-training zullen het niet onze medewerkers zijn die hun job verliezen.”

“ChatGPT 4 – de nieuwste versie – is echt ongelooflijk. Er is veel mogelijk als je al die plug-ins gebruikt. Pdf’s van tientallen pagina’s kun je snel samenvatten en via de chat ondervragen. Twee rekenbladen in verschillende formaten, kun je toch vergelijken. In een tabel met veel data detecteert ChatGPT de afwijkingen en duidt de oorzaak ervan aan. Voor rekruteerders is de tool een hulp bij het voorbereiden van moeilijke interviews voor specifieke functies, het schrijven van vacatures, het uitschrijven en analyseren van video-interviews door OpenAI’s Whisper en ChatGPT te combineren, enzovoort.”

Evi De Smet: “Ik zie op mijn afdeling heel wat collega’s die experimenteren met tools zoals ChatGPT en ik doe enthousiast mee. Ik zie het als een belangrijke inspiratiebron die ons kan helpen om de inhoud of de vorm van opleidingen en oefeningen nog te verbeteren. Ook bij het maken van teksten zie ik al een concrete ondersteuning door ChatGPT. In huis hebben we intussen twee trainers die ons bijstaan, ook om de gevoeligheden rond privacy goed te beheren. Die structuur helpt ons ook het enthousiasme te capteren van sommige medewerkers die snel verder willen gaan en intussen ook al volop experimenteren met andere tools”.

Zijn er geen gevaren verbonden aan het gebruik van ChatGPT?
Inna Landman: “Ik weet dat ik alle inhoud moet blijven controleren, want je kunt de inhoud nooit echt vertrouwen.”

Sofie Willox: “De regels rond ethiek en privacy liggen nog niet vast. Dat is een belangrijk punt in het hr-departement. We moeten zorgvuldig omgaan met personeelsgegevens. Lesmateriaal is daar minder onderhevig aan, maar evaluaties verdienen wel alle vertrouwelijkheid.”

Lieven Van Nieuwenhuyze: “Je moet opletten met de privacy en vertrouwelijkheid. Binnen House of HR hebben we een enterpriseversie van ChatGPT geïnstalleerd op onze eigen Azure-cloud. Microsoft zorgt ervoor dat de toepassing geen data verspreidt naar andere instanties. De data blijven dus binnen het bedrijf. Ook het moederbedrijf van ChatGPT – OpenAI – kan onze opdrachten niet gebruiken. Op die manier is het voor al onze medewerkers mogelijk ermee aan de slag te gaan op een manier die ook GDPR-compliant is.”

Evi De Smet: “Vanuit de organisatie worden wel een aantal beperkingen opgelegd die te maken hebben met de vertrouwelijkheid van gegevens. Medewerkers mogen bijvoorbeeld geen vertrouwelijke bedrijfsinformatie opladen in ChatGPT. De aanpak sluit nauw aan bij die rond GDPR.”

Hoe zal AI verder evolueren?
Lieven Van Nieuwenhuyze: “Ik ben ervan overtuigd dat iedereen zal moeten werken met AI. Niet alleen white collars, maar ook arbeiders. Wie dit niet omarmt, zet zichzelf buitenspel. Een metser die zich heeft opgewerkt tot ploegbaas moet af en toe ook een verslag schrijven, bijvoorbeeld over een arbeidsongeval. ChatGPT is net daar heel goed in, terwijl arbeiders er vaak een broertje aan dood hebben. Dan is het een perfect hulpmiddel. De belangrijkste uitdaging is voor universiteiten en hogescholen. Zij moeten de studenten voorbereiden op de doorbraak van deze technologie. Het verbruik ervan verbieden, is volgens mij een grote fout. Gelukkig zijn er een aantal faculteiten die hun studenten net aanmoedigen om hier meer gebruik van te maken.”

Zijn er jobs zijn in gevaar?
Lieven Van Nieuwenhuyze: “Ja. In de eerste plaats die van vertalers en tolken. De machine kan dit intussen zo goed, dat wij helemaal niets meer laten vertalen door mensen. Ik stel ook vast dat er tools zijn voor het samenstellen van contracten. Dat zal een grote impact hebben op de medewerkers die advocaten ondersteunen. Die zullen zich snel moeten omscholen of ze maken zichzelf overbodig. British Telecom heeft tienduizend personen ontslagen in de afdeling customer care. De AI-tool kan dit intussen net zo goed als de medewerkers. Ik denk dat we gemengde teams zullen overhouden: leidinggeven met daaronder enkele mensen en veel robots. We evolueren naar een digital shift: een ploeg van robots die een aantal taken helemaal overneemt.”

Er is meer dan ChatGPT alleen. Gebruikt u ook andere AI-tools?
Inna Landman: “Professioneel gebruiken we in het hr-departement onze eigen software voor alle toepassingen. Daarin zitten al meer dan tien jaar ook zelfontwikkelde tools op basis van machine learning en artificiële intelligentie. Die toepassingen zijn ook getraind op de data uit ons cloudplatform. Dat houdt in: onze eigen personeelsdata én de gegevens van bedrijven die hun toestemming geven om die te gebruiken in een trainingsomgeving. Daarmee hebben we nu toepassingen van analytics gebouwd. Die geven niet alleen de hr-collega’s, maar alle medewerkers van het bedrijf de kans zelf na te gaan hoe hun situatie is. Welke promotiekansen hebben ze? Welke training kan nuttig zijn? Op die manier staan de personeelsleden centraal in onze hr-strategie”, concludeert Inna Landman.

Evi De Smet: “We staan op het punt om een eerste toepassing te lanceren in samenwerking met Traicie. Het gaat om een talent-acquisitionoplossing die ons zal helpen om het manuele werk rond vacatures en sollicitaties te automatiseren. Denk aan het analyseren van cv’s, het schrijven van functiebeschrijvingen, het vergelijken van profielen uit de databank, enzovoort. Het is een eerste stap in een bredere toepassing van artificiële intelligentie binnen onze organisatie. Daarbij kijken we vooral ook naar mogelijke partners die ons daarbij kunnen helpen. We mogen er niet op rekenen dat we zelf alle kennis in huis hebben om hier snel vooruitgang te boeken.”

ChatGPT in finance

· “In mijn huidige keynotepresentaties toon ik hoe je in real time, op basis van transactionele data, een resultatenrekening genereert met ChatGPT”, zegt Kristof Stouthuysen, hoofd van het Centre for Financial Leadership & Digital Transformation van Vlerick. “Ik laat ook zien hoe je op een aantal seconden een cashflowrapport of omzetvoorspelling maakt. Het is eveneens mogelijk de resultaten te benchmarken met de concurrentie op basis van publieke data. Generatieve AI kan dus wel degelijk een belangrijk voordeel opleveren voor een financiële afdeling. Met het oog daarop is het belangrijk om de kracht van het model – dat getraind is op veel bestaande data – te combineren met de gegevens van het bedrijf zelf. Wij gebruiken hiervoor ChatGPT in combinatie met een aantal plug-ins.”

· “We voeren tests uit en delen onze ervaringen over de mogelijkheden van ChatGPT (Open AI, Google Bard, Microsoft Bing). We ontdekken hoe we er meerwaarde in vinden voor onze dagelijkse activiteiten”, zegt Frankie Flecijn, global head of Etex Business Services. De medewerkers van de financiële afdelingen van Etex beginnen de potentiële meerwaarde van generatieve AI te ontdekken. Voorlopig gebeurt dat eerder met individuele tests dan op een gestructureerde manier. “We verbazen elkaar met wat we ontdekken over ChatGPT. De toepassingen zijn erg veelbelovend. Toch zullen ze pas degelijk bijdragen wanneer we ze op grotere schaal, binnen de richtlijnen van onze corporate policy, kunnen uitrollen met een versie die afgestemd is op professioneel gebruik.”