Het kleiner geheel. Vergadertips.

In ‘Het Kleiner Geheel’ fileert Ralf Caers de actualiteit en zoekt hij uit wat we van het wereldtoneel moeten onthouden om ons eigen leven en werk beter te maken. Deze week: Anders vergaderen.

Wie deze column volgt, weet dat ik Stijn Baert op handen draag. Hij brengt ons steevast interessante inhoud. En door vernuftig te bouwen aan zijn netwerk, communiceert hij breder dan een doorsnee influencer. Toen hij de doorgeslagen vergadercultuur aankaartte, gingen dan ook duizenden werknemers meteen akkoord. Minder vaak en korter vergaderen wordt in veel bedrijven het doel voor 2024.

Hr maakt die doelstelling best nog wat breder. Want naast hoe vaak we het doen en hoe lang, gaat het natuurlijk ook over hoe we vergaderen. Hierbij enkele vergadertips voor leidinggevenden.

Eerst iets over de tafelschikking. Participatieve leiders gaan vaak symbolisch tussen hun mensen zitten. Maar dat maakt het moeilijker om het nonverbaal gedrag van je deelnemers op te merken. Je moet je hoofd voortdurend draaien om de deelnemer links en rechts van je te zien. En je moet al voorover buigen om de deelnemers naast hen te zien. Het wordt dus al snel een sportmomentje als je wil opmerken wanneer iemand zich niet goed voelt in je meeting. Bijvoorbeeld omdat zij er geen speld tussen krijgen. Of omdat zij die aan het woord zijn, de anderen pijn doen en toch mogen doorrazen. Door aan het hoofd van de tafel te gaan zitten, vallen meer deelnemers in je gezichtsveld en merk je het nonverbale gedrag makkelijker op.

Is niet iedereen aanwezig in je meeting? Wie vergaderingen vroeger nutteloos vond, laat zich de volgende keren makkelijker verontschuldigen. Het kan dan nuttig zijn om de agenda niet op voorhand door te sturen. Risicoaverse teamleden vrezen dan een belangrijk beslissingmoment te missen en dagen wel op voor de meeting. Zo krijg je een herkansing om een nieuw elan te creëren voor je vergaderingen.

Het kan bovendien nuttig zijn om de vergadering niet te openen met je eigen agenda. Je vraagt eerst aan elke deelnemer wat hij of zij op tafel wil leggen. Dat kunnen meerdere zaken zijn, maar altijd geponeerd in één zin. Zodra dat lijstje gemaakt is, bepaal jij de volgorde waarin die thema’s besproken worden. Deze techniek zuigt deelnemers meteen in de vergadering. Je maakte van bij aanvang connectie met hen en gaf hen toegang tot het woord. Dat schept de mindset dat ze kunnen bijdragen aan de vergadering, waardoor ze makkelijker het woord nemen bij de bespreking van de agendapunten.

Hou ook altijd in je achterhoofd dat ongelijke gesprekstijd dubbel negatief is. Wie het punt begrepen heeft, verwacht eerst en vooral dat het betoog wordt afgerond door de spreker of door de leidinggevende. Als dat niet gebeurt, haken zij af van het betoog. Als het vervolgens opnieuw gebeurt bij andere sprekers, haken ze af van de vergadering. De leidinggevende hult zichzelf dan ook best in de rol van moderator, als een soort talkshowhost. Luister actief naar de spreker, duw naar een duidelijke richting of vat het antwoord samen als het helder lijkt. En verschuif dan het woord naar iemand anders om hierop te reflecteren. Een leidinggevende vertelde me ooit dat hij zich daarvoor inbeeldde dat hij Gert Verhulst was en dat camera’s alles volgden.

Het tweede nadeel van een ongelijke gesprekstijd is dat meer terughoudende deelnemers het woord liever aan actievere deelnemers laten en de ongelijkheid dus zelf versterken. In plaats van het woord telkens terug bij de groep te leggen, kun je een deelnemer gericht (her)activeren: “Bob, ik heb jou nog niet gehoord over dit thema. Wat denk jij?” Of je kunt het rijtje afgaan. Als je dat meerdere keren doet, begin je de rij altijd bij een andere deelnemer. Zo wordt iedereen voortdurend betrokken. En verplicht om te blijven volgen, omdat ze later gevraagd kunnen worden naar hun visie op wat de anderen hebben gezegd.

Minder en korter vergaderen, met meer beheersing. Moge je in 2024 veel succes boeken met je eigen talkshow.

Over deze gastauteur

Ralf Caers is professor HRM aan de KU Leuven, gastprofessor HRM aan de Ehsal Management School en de Université Saint Louis en zaakvoerder van de coachingpraktijk Passiemento.