Multitasken ligt op de loer bij online vergaderen

Aandachtig online vergaderen blijkt erg lastig. Maar liefst een derde van werkend Nederland is aan het multitasken tijdens online vergaderingen.

Dat blijkt uit onderzoek van verzekeraar Centraal Beheer, uitgevoerd door onderzoeksbureau Memo2.

Werkende Nederlanders vinden online vergaderen lastig. Het moeilijkst vinden ze

• de aandacht vasthouden
• de lange vergaderduur en
• een ontbrekende agenda

Martine Bolhuis, businesspartner Duurzame Inzetbaarheid bij Centraal Beheer, ziet veel afleidingen die op de loer liggen: “Een mail, een prangende to do of een whatsappje. Effectief online vergaderen lijkt simpel, maar het vraagt nog best wat oefening en discipline.”

Martine Bolhuis geeft alvast wat tips

• Maak met je team afspraken over wanneer en hoe je online vergadert.
• Geef een agenda vooraf met doelstelling, onderwerpen en wie daar bij moet zijn.
• Denk ook aan de nodige check-in en afrondingstijd. Neem daarvoor vijf en maximaal tien minuten.
• Maak dat je tussen de onlinemeetings ruimte houdt voor herstel en ontspanning.
• Plan voor online vergaderen maximaal vijftig minuten in plaats van 1 uur of las een pauze in voor de nodige beweging.
• Of nog beter: stimuleer een cultuur waarin het gebruikelijk is om onlinevergaderingen ook wandelend bij te wonen.

Jongeren ervaren meeste nadelen

Daarnaast blijkt dat jongeren minder behoefte hebben aan frequent thuiswerken dan oudere medewerkers. Bolhuis noemt het vooral voor jongeren belangrijk om regelmatig op kantoor te werken. “Jongeren ondervinden het vaakst nadelen van online vergaderen en hebben ook de minste behoefte aan frequent thuiswerken. Jongere generaties zijn gewend in kantoortuinen of open ruimtes te werken. Ze staan altijd in contact met hun collega’s. Na een dag online vergaderen geven jongeren aan het echte contact met collega’s te missen. Jongeren missen de sociale banden op de werkvloer, waardoor ze mensen leren kennen en kunnen onboarden. Het werken op kantoor, waar mensen samenwerken aan de resultaten, geeft ze meer energie. ‘Erbij horen’ en ‘ergens aan bijdragen’ zijn belangrijke facetten van werkgeluk.”

Samenwerken versterkt creativiteit

Waarvoor samenwerken op locatie effectief werkt, weten we ondertussen:

• innovatie,
• brainstorm,
• teamontwikkeling en
• persoonlijke aandacht.

Maar ook bij live ontmoeten ligt multitasking op de loer, zo weet Martine Bolhuis. “Met de laptop en mobiel op schoot, hebben veel mensen het idee direct te moeten reageren op teams en whatsappberichten. En soms is dat ook zo, maar meestal niet. Ook bij een vergadering (moeten) zitten die niet over je onderwerp gaat, werkt negatief. Afhaken kost veel energie, levert stress op en vermindert het werkplezier.”

Bolhuis stelt dat multitasking bij de meeste mensen tot meer stress en minder productie leidt. “Alle reden dus om hier als werkgever aandacht aan te geven. Kijk naar wat de verschillende generaties op de werkvloer nodig hebben. De jongeren hebben heel andere wensen als het gaat om thuiswerken en de frequentie van online vergaderen. Bekijk hoe je elke generatie optimaal kunt faciliteren.”

Trendonderzoek. De toekomst van werk