“Sinds we Peppol hebben ingevoerd, hebben we al 53.000 facturen verstuurd via die weg. Intussen heeft ongeveer vijf procent van onze klanten ermee ingestemd om op die manier hun factuur te ontvangen”, zegt Kathleen Kets, domain expert invoicing & customer accountancy van sociaal secretariaat Securex.
“We laten voortaan elke nacht een routine lopen op de directory van Peppol om te controleren of er klanten zijn die zich daar hebben aangemeld. We krijgen elke dag nieuwe meldingen. Die klanten ontvangen van ons een mail met de boodschap dat ze voortaan hun facturen via Peppol ontvangen”, zegt Kathleen Kets.
Voor Securex is het grote voordeel van Peppol de gegarandeerde en beveiligde verzending. Die heeft dezelfde impact als een aangetekende zending met de post, met bewijs van de datum van ontvangst en de garantie dat de inhoud niet is veranderd. “Dat is erg belangrijk voor ons. De facturen die wij versturen naar klanten gaan ook over bijdragen die bedoeld zijn voor de overheid, zoals de RSZ en de bedrijfsvoorheffing. Die moeten op tijd betaald worden, anders volgen er onmiddellijk boetes en verwijlintresten. Met Peppol kunnen wij in elk geval aantonen dat de facturen zijn aangekomen. Dat is met een gewone brief niet altijd het geval”, zegt Kathleen Kets.
Daarnaast kreeg Securex steeds meer vragen van boekhoudkantoren die zelf overgaan tot een volledig digitale verwerking. “Als zij niet meer de schoendozen met bonnetjes moeten verwerken, kunnen ze de boekhouding veel efficiënter verzorgen. Wij hebben beslist om niet over te stappen op het versturen van pdf’s via e-mail. Ook onze revisor raadt ons om veiligheidsredenen het gebruik van pdf’s af. We kiezen dus voor Peppol, ook omdat we op die manier via één connectie de verbinding kunnen maken met alle verschillende boekhoudsystemen. We hoeven ons dus niet telkens aan te passen. De ontvangers hebben bijkomend het voordeel dat ze de factuur automatisch kunnen verwerken.”
Securex heeft gekozen om Ixor als dienstverlener en IxorDocs als access point te gebruiken. “Hun aanbod past het best bij ons. Ze hebben het systeem op enkele weken tijd geïmplementeerd na de analyse (screen scraping) van de bestaande facturen en procedures. De impact op onze IT-systemen en de tijd die we er zelf hebben moeten in steken, was minimaal”, zegt Kathleen Kets.
Securex lanceerde dit systeem al in 2021, maar toen waren klanten niet zo snel om het op te pikken. “Ik heb toen wat klanten gevraagd naar hun houding. Velen zagen niet meteen tastbare voordelen. Ze hadden ook geen zicht op de praktijk van het werken via een access point. Nu er een verplichting aankomt, verandert de houding bij de klanten wel.”
Kathleen Kets: “Ik was een aantal jaar manager van de klantenboekhouding van het sociaal secretariaat van Securex. Intussen werk ik al dertien jaar als domeinexpert en ben ik dus niet meer operationeel verantwoordelijk. Een van mijn taken is de organisatie voorbereiden op een toekomst waarin we alleen nog maar digitale facturen uitsturen. Ik neem de technische voorbereiding op mij en ben ook betrokken bij de discussies hierover in de federatie, de Unie voor Sociale Secretariaten.”
Wat is dan het voorstel van Securex? “Wij zijn een groot voorstander van het gebruik van één standaardformaat, zoals XML en UBL. Daarnaast zijn we overtuigd van de voordelen van een kanaal als Peppol via de access points. Als organisatie zijn we dan zelf in één klap klaar om naar al onze klanten e-facturen te sturen en ook facturen te ontvangen van onze leveranciers. Ik ben ervan overtuigd dat een snelle publicatie van een wet met duidelijke richtlijnen een absolute must is voor de versnelde en algemene invoering van e-facturatie”, besluit Kathleen Kets.
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de hr-wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
