Wat te doen bij een onverwachte personeelswissel in je facilitair departement?

Het vertrek van een facility manager kan een bedrijf voor grote uitdagingen stellen, vooral als dit onverwacht gebeurt. Continuïteit waarborgen en snel handelen is niet enkel belangrijk om de dagelijkse werkzaamheden niet te verstoren. Het is ook cruciaal om on track te blijven om de strategische doelstellingen te halen. Interim facility management kan hierbij zowel een snelle als duurzame oplossing bieden. Hoe bereid je je als organisatie voor op een onverwachte personeelswissel en welke stappen kan je nemen om de continuïteit te waarborgen?

De risico’s van een onverwacht vertrek

Een plotseling vertrek van een facility manager heeft niet alleen operationele gevolgen, maar ook een strategische impact. Dat de rol van een facility manager steeds meer verschuift naar een strategische partner, zorgt bijgevolg voor grotere risico’s bij een vertrek. Dit kan dus gaan van een verstoring van de dagelijkse werkzaamheden tot een vertraging in strategische projecten of doelstellingen. Bovendien kan het ontbreken van duidelijk management ook leiden tot verminderde productiviteit, communicatieproblemen en een gebrek aan richting in het facilityteam. Dit kan op zijn beurt leiden tot een daling in de kwaliteit van de dienstverlening.

Het voordeel van een interim facility partner

Het inschakelen van een interim facility manager kan deze risico’s beperken. Interim-managers brengen vaak een schat aan ervaring en een frisse blik mee. Ze zijn gewend om zich snel in te werken in nieuwe organisaties en kunnen onmiddellijk beginnen met het aanpakken van dringende zaken. Bovendien kunnen ze vaak rekenen op een breed netwerk aan collega-deskundigen voor specifiek advies en best practices. Ze kijken met een nieuwe focus naar jouw uitdagingen en bieden vanuit hun ervaring gepaste oplossingen. Met tijdelijke opdrachten krijg je de benodigde ervaring op een flexibele en kostenefficiënte manier binnen. Zo kun je je als organisatie volledig richten op je eigen sterktes en maximaal investeren in wat jouw organisatie het meest nodig heeft.

Stappenplan bij een onverwachte personeelswissel

1. Risicoanalyse en facility scan uitvoeren: Een grondige scan van de facilitaire organisatie kan de huidige situatie in kaart brengen en de belangrijkste aandachtspunten identificeren. Dit helpt om gericht te zoeken naar een interim-manager met de juiste vaardigheden en ervaring.
2. Functieprofiel opstellen: Op basis van de huidige situatie en resultaten van de scan, is het belangrijk om een gedetailleerd functieprofiel op te stellen. Dit helpt om snel de juiste interim-manager te vinden die beschikt over de benodigde technische expertise en sociale vaardigheden.
3. Intensief inwerkprogramma: Met behulp van een inwerkprogramma kan een interim-manager de organisatie leren kennen en de specifieke uitdagingen ontdekken. Dit zorgt ervoor dat de hij of zij meteen effectief kan functioneren.
4. Implementatie van een Facility Management Information System (FMIS): Een FMIS helpt om de kwaliteit en productiviteit van het facilityteam te verbeteren. Het biedt inzicht in alle onderdelen van de facilitaire dienstverlening en ondersteunt bij het maken van data-gedreven beslissingen. Bovendien helpt het om een personeelswissel in de toekomst sneller en beter te managen.

Hoe werkt een interim-partner in facility?

Bij elke intake wordt geformuleerd hoe beide partijen de opdracht zien en wordt er samen bepaald wat de succesfactoren en pijlers voor de samenwerking zijn. Die vormen de basis om elke inspannings- of resultaatovereenkomst af te bakenen en de kwaliteit van de geleverde diensten regelmatig te evalueren. In overleg wordt bepaald welk medior of senior profiel je organisatie nodig heeft, met welke bezetting en voor welke tijdsperiode. Vanaf de eerste dag integreert de interim facility manager zich in je organisatie: hij of zij maakt zich je doelen en missie eigen en realiseert stap voor stap de opdracht.

Waarop letten bij het selecteren van een interim-partner?

Bij het kiezen van een interim-partner is het belangrijk om aandacht te besteden aan de volgende punten:

• Ervaring en expertise: Zoek naar een partner met een bewezen staat van dienst in de facilitaire sector en de specifieke ervaring die nodig is voor je organisatie.
• Flexibiliteit en snelheid: Je interim-partner moet in staat zijn snel te reageren en zich aan te passen aan de veranderende behoeften van je organisatie.
• Kwaliteit en certificeringen: Kijk naar certificeringen zoals ISO, VCA en Ecovadis, en de aanwezigheid van een duurzame inkoopcode.
• Netwerk en resources: Een breed netwerk van gekwalificeerde specialisten is een meerwaarde bij het oplossen van complexe problemen.
• Duurzame samenwerking: Investeer in een partner die zich richt op het opbouwen van langetermijnrelaties en continuïteit garandeert.

Een goed begin is het halve werk

Onverwachte personeelswisselingen hoeven dus geen breuk in de continuïteit te betekenen als je goed voorbereid bent en snel handelt. Door een risicoanalyse te maken, een gedetailleerd functieprofiel op te stellen en een intensief inwerkprogramma te implementeren, kunnen organisaties de overgang soepel laten verlopen. Het selecteren van de juiste interim-partner met de nodige ervaring, flexibiliteit en kwaliteit, helpt om de facilitaire dienstverlening te bestendigen en zelfs op termijn te verbeteren.

Facility Management speelt een cruciale rol op strategisch niveau en een interim facility manager biedt een flexibele en efficiënte oplossing om je strategische doelen te ondersteunen en continuïteit te waarborgen bij onverwachte personeelswisselingen.

—
Facilicom Solutions biedt een breed scala aan management- en adviesdiensten om je organisatie te optimaliseren. Ons team is gespecialiseerd in verschillende zaken, zoals het optimaliseren van je facilitaire organisatie, verhuizings- of renovatieprojecten, tijdelijke vervanging van facilitaire medewerkers en aanpassingen aan nieuwe strategische doelen. We ondersteunen bij digitalisering, flexibel werken, duurzaamheidsdoelen, en het ontwikkelen van een toekomstgerichte werkomgeving. Daarnaast zijn we expert in het aansturen van diensten, contractbeheer en facilitair medewerkers, en in het implementeren van Facilitair Management Informatie Systemen (FMIS).

Wens je graag meer info? Neem dan een kijkje op www.facilicom.be/nl/facility-management.