​Bring Your Own Tech: vloek of zegen voor hr?

Een eigen Notion-pagina voor notities, Slack op de smartphone en ChatGPT om die ene e-mail net wat vlotter te formuleren: steeds meer medewerkers brengen hun favoriete digitale tools mee naar het werk. Ze kiezen voor systemen die ze kennen, waarmee ze makkelijk kunnen werken en die hen vrijheid geven in hoe ze hun werk aanpakken. Die trend, bekend als Bring Your Own Tech (BYOT), brengt uitdagingen mee voor hr. Hoe ga je als hr-professional om met de digitale voorkeuren van je medewerkers? Laat je het los, stel je grenzen of werk je een beleid uit? “Zonder duidelijke afspraken krijg je een wildgroei, maar met een rigide beleid riskeer je om innovatie tegen te werken. Het komt erop aan om een goede balans te vinden.”

Autonomie in overleg

Clovis Six, CEO van BloomUp (digitaal platform dat mentaal welzijn toegankelijk maakt voor individuen en bedrijven), merkt elke dag dat medewerkers steeds vaker zelf kiezen welke tools ze gebruiken. “Tools als Notion, ChatGPT, Claude, Copilot en Tally komen bij ons het vaakst voor. Ze zijn intuïtief, flexibel en geven medewerkers meer autonomie dan de klassieke software die vaak top-down wordt opgelegd. Als je met dergelijke tools werkt, voel je je meer eigenaar van je werk. En dat zie je terug in de motivatie en productiviteit.”

Bij scale-up Timefold.ai is dat niet anders. “Moderne tools vullen de noden in die traditionele bedrijfssoftware links laat liggen. Ze zijn makkelijk in gebruik, doorgaans gratis om mee te starten en ontworpen om zich snel binnen teams te verspreiden”, legt CCO Frederik Demets uit. “Maar je moet natuurlijk wel opletten. Een tool zomaar in productie gebruiken, dat doen we niet meer sinds we ISO en SOC 2-gecertificeerd zijn. Dus ja, onze medewerkers mogen zeker tools voorstellen, maar die gaan wel eerst door een goedkeuringsproces.”

Bij Contour Lab, een start-up die AI-technologie ontwikkelt voor de mode-industrie, draait alles rond samenwerking en goede afspraken. “Wij kiezen onze tools altijd in overleg”, vertelt Co-Founder Christina Hadinoto. “We vertrekken vanuit de vraag: wat hebben we nodig en welke tool past daar het best bij? Zo zijn we uitgekomen bij Gira voor onze technische supportflows. Die tool kenden veel van onze mensen al, en dat werkt. We leggen alles vast in Confluence, zodat het voor iedereen duidelijk is wat waarvoor precies dient. Transparantie hoort gewoon bij onze bedrijfscultuur.”

De keerzijde: chaos en risico’s

Autonomie is waardevol, maar houdt ook risico’s in. “Wildgroei is een reëel gevaar”, waarschuwt Frederik. “Als iedereen zomaar eigen tools introduceert, krijg je versnippering en verlies je het overzicht. Bovendien loeren dan al snel risico’s op het vlak van privacy en gegevensbescherming om de hoek, zeker als de tools gevoelige bedrijfsinformatie verwerken zonder dat iemand dat goedkeurt.”

“Daarom is het zo belangrijk om duidelijke afspraken te maken”, vult Clovis aan. “Veel van die nieuwe tools zijn niet gebouwd volgens de hoogste veiligheidsstandaarden. Daarom moet je je medewerkers begeleiden in hun keuzes. Geef hen ruimte voor BYOT, maar baken ook grenzen af. Wie krijgt toegang? Welke data mag erin? En wat betekent dat voor onze datastructuur? Denk mee en leg klaar en duidelijk de spelregels vast.”

Ook Christina benadrukt het belang van structuur, zelfs in een klein team zoals bij Contour Lab. “Wij hebben geen IT-manager, maar wel duidelijke processen. Zeker als je met freelancers werkt zoals wij is dat onmisbaar. Iedereen moet goed weten welke tools we gebruiken en waarvoor. Dat hoeft helemaal geen lijvig handboek te zijn, maar je hebt echt wel een gedeeld kader nodig. Je kan niet verwachten dat mensen alles onthouden, dus goed documenteren is een must.”

Open communicatie werkt

Volgens Clovis werkt BYOT alleen goed als je medewerkers de juiste ondersteuning geeft. “Wij gebruiken Notion als centraal kennisportaal en linken nieuwe tools altijd aan concrete use cases. We vertrekken nooit vanuit de tool zelf. Daarnaast organiseren we regelmatig opleidingen over datagebruik, zeker rond AI-tools. Dat moet een gewoonte zijn, geen eenmalige inspanning.” Ook de manier waarop kennis en workflows worden vastgelegd, speelt een belangrijke rol. “Vertrek altijd van een concrete vraag. Bijvoorbeeld: ‘Als medewerker wil ik weten hoeveel gebruikers een consultatie hebben gedaan.’ Dan toon je welke tools je daarvoor kan gebruiken en hoe precies. Niet andersom.”

Frederik beklemtoont dat open communicatie de sleutel is om wildgroei te vermijden. “Bij ons stellen mensen eerst een vraag voor ze iets nieuws proberen. Dat komt doordat we transparant communiceren over onze tools en collega’s in het proces betrekken. Zo voorkomen we dat ze in het wilde weg beginnen te experimenteren.” Clovis sluit zich daarbij aan, maar wijst ook op het belang van opvolging. “Soms blijft er verouderde of onvolledige data ‘rondslingeren’ in tools die intussen niet meer gebruikt worden. Je moet mensen begeleiden en leren stilstaan bij de vraag: past deze tool in het grotere geheel? En wanneer ruimen we op wat niet meer relevant is?”

BYOT is here to stay

Geen van de drie ondernemers twijfelt eraan: BYOT is een blijver. “Zeker weten”, zegt Clovis. “Jonge generaties zijn opgegroeid met gebruiksvriendelijke, flexibele tools. Ze verwachten dezelfde ervaring op het werk.” Frederik beaamt dat: “Naarmate je als bedrijf groeit, heb je meer structuur en processen nodig. Maar dat mag geen excuus zijn om innovatie af te remmen.” Ook Christina benadrukt dat het belangrijk is om van meet af aan bewust met BYOT om te gaan. “Zelfs als klein bedrijf heb je baat bij een helder en transparant kader. Dat hoeft niet perfect of complex te zijn, maar het zorgt er wel voor dat je klaar bent om te groeien.”