Jan Lein beantwoordt de meest gestelde vragen over het mobiliteitsbudget

​Met de nakende verplichting van het mobiliteitsbudget voor een grote groep werkgevers, wordt 2027 een kanteljaar voor het mobiliteitsbeleid in België. Hoe bereiden hr-teams en werkgevers zich best voor? In aanloop naar Mobility Matters for HR, dat doorgaat op 7 mei in het Wintercircus in Gent, spraken we met Jan Lein, advocaat-counsel bij Claeys & Engels.

Voor welke bedrijven wordt het mobiliteitsbudget verplicht?

“Vanaf 1 januari 2027 moeten werkgevers met meer dan 50 werknemers het mobiliteitsbudget verplicht aanbieden. Voor bedrijven met 15 tot 50 werknemers volgt die verplichting een jaar later, vanaf 2028. Ondernemingen met minder dan 15 werknemers vallen buiten de verplichting. Om te weten of een werkgever het mobiliteitsbudget vanaf 1 januari 2027 verplicht moet aanbieden, kijkt de wetgever naar de gemiddelde tewerkstelling in het vierde kwartaal van 2025 en de eerste drie kwartalen van 2026.”

Wat is de grootste verandering voor werkgevers?

“Vandaag kunnen werkgevers bepaalde categorieën van werknemers uitsluiten, bijvoorbeeld omdat een wagen noodzakelijk is voor de functie. Vanaf 2027 kan dat in principe niet meer.

Wat wél mogelijk zal worden is werknemers verplichten om binnen het mobiliteitsbudget voor een milieuvriendelijke bedrijfswagen (pijler 1) te kiezen. Deze verplichting moet dan wel gebaseerd zijn op objectieve criteria, zoals de functie, de bereikbaarheid van de werkplek of de rechtmatige belangen van de werkgever.

De werknemer behoudt wel de keuze om al dan niet in het mobiliteitsbudget te stappen. Het alternatief blijft de klassieke bedrijfswagen volgens de car policy.”

Hoe werkt het mobiliteitsbudget in het kort?

“Het mobiliteitsbudget bestaat uit drie pijlers. De eerste pijler is de milieuvriendelijke bedrijfswagen. Dat is eigenlijk de klassieke bedrijfswagen, maar dan uitstootloos, met een identieke (para)fiscale behandeling. De eerste pijler hoef je als werkgever niet aan te bieden. Ongeveer de helft van de werkgevers die vandaag al een mobiliteitsbudget aanbieden, doet dat ook niet.

De tweede pijler is waar het mobiliteitsbudget echt tot zijn recht komt. Die is veel breder dan enkel woon-werkverkeer. Denk aan openbaar vervoer binnen de Europese Economische Ruimte, maar ook andere mobiliteitsoplossingen. Zelfs een treinreis naar Disneyland Parijs of een Uber-rit kan daaronder vallen. Ook bepaalde huisvestingskosten komen in aanmerking. Binnen deze pijler moet je minstens één voordeel aanbieden.

De derde pijler is een cash-uitbetaling van het resterende budget. Die wordt niet belast, maar er is wel een bijzondere socialezekerheidsbijdrage van 38,07% verschuldigd . Deze pijler is verplicht.”

Waarom zouden werkgevers het mobiliteitsbudget omarmen?

“Wat vroeger een competitief voordeel was, wordt stilaan een must. In sectoren zoals IT, finance en (bio)tech is het mobiliteitsbudget al sterk ingeburgerd. Als je het vandaag nog niet aanbiedt, kan dat een nadeel zijn in de war for talent. De verplichting creëert een level playing field.

Daarnaast biedt het mobiliteitsbudget een duidelijk wettelijk kader dat zorgt voor kostenbeheersing. Vandaag moet je bijvoorbeeld vaak nog tussenkomen in woon-werkverkeer, zelfs als iemand een bedrijfswagen heeft, maar de fiets neemt. Met het mobiliteitsbudget wordt alles gefinancierd binnen één vaste kostenenveloppe.”

De berekening van het mobiliteitsbudget blijft voor veel bedrijven een uitdaging. Welk advies kan je daarin geven?

“Daarvoor bestaat een tot op zekere hoogte duidelijk wettelijk kader, onder meer via een koninklijk besluit van september 2023. Voor de berekening van het initiële budget bij instap kan je een reële of forfaitaire berekeningsmethode gebruiken.

Onze aanbeveling, voor wie complexiteit en administratief werk wil beperken, is om de forfaitaire berekeningswijze te hanteren, op basis van een referentiewagen. Dat zorgt ook voor meer transparantie en minder discussies. Je werkt dan namelijk met een vaste component voor iedereen en een variabele component in functie van de woon-werkafstand.”

Welke tips heb je voor bedrijven die het mobiliteitsbudget moeten invoeren in 2027 en 2028?

“Wie vandaag het mobiliteitsbudget invoert of voorbereidt, moet beginnen bij het op punt stellen van de car policy. Heel wat elementen daarvan werken rechtstreeks door in je mobiliteitsbudget. Definieer duidelijk welke functies recht hebben op een bedrijfswagen en werk scenario’s uit voor bijvoorbeeld langdurige afwezigheid of deeltijds werk.

Daarnaast moet je bij het opstellen van je policy rond het mobiliteitsbudget een aantal strategische keuzes maken.

1. Ga je een eerste pijler aanbieden of niet? Ik raad vaak aan om dat niet te doen, tenzij werknemers zouden kunnen kiezen voor een duidelijke downgrade op het vlak van bedrijfswagen(kost). Anders loop je het risico dat een wagen na één of twee jaar niet meer binnen het budget past en werknemers zullen moeten betalen voor hun bedrijfswagen.
2. Wat bied je aan binnen de tweede pijler en wie neemt het beheer op zich? Een externe partner kan ervoor zorgen dat je vrijwel alle wettelijk toegelaten mobiliteitsopties kan aanbieden met beperkte administratieve last. Kies je voor interne opvolging, dan moet je rekening houden met een veel complexer beheer. Deze complexiteit wordt dan in de regel gedrukt door minder voordelen aan te bieden binnen de 2e pijler.
3. Hoe ga je om met woon-werkverkeer? Wil je dat nog apart vergoeden bovenop het mobiliteitsbudget, of integreer je het volledig in het systeem?”

Tijdens Mobility Matters for HR zal je een keynote geven ‘Het mobiliteitsbudget voor iedereen’. Wat mogen deelnemers verwachten?

“Tijdens mijn keynote start ik met een high-level overzicht van wat het mobiliteitsbudget is en hoe het werkt. Vervolgens ga ik in op de meest recente wetgeving en de belangrijkste wijzigingen.”

“Daarnaast bekijken we wat er concreet verandert, zowel voor bedrijven die al met een mobiliteitsbudget werken als voor organisaties die nog moeten starten. En uiteraard geef ik ook een aantal praktische handvaten en best practices mee.”

Bekijk hier het volledige programma van Mobility Matters for HR.