Zeven maanden voor verplichte tijdregistratie: slechts helft van Belgische bedienden registreert vandaag zijn werktijd

​Vanaf 1 januari 2027 worden Belgische werkgevers verplicht om een objectief en betrouwbaar systeem in te voeren waarmee werknemers hun gewerkte tijd kunnen registreren. Toch blijkt uit onderzoek van Protime dat vandaag slechts 54% van de Belgische bedienden zijn werktijd registreert.

De nieuwe regelgeving wordt opvallend positief onthaald. Slechts 23% van de bedienden kijkt er negatief naar, terwijl dat bij werkgevers beperkt blijft tot 17%. Werknemers verwachten vooral een betere registratie van overuren en meer duidelijkheid over hun werkuren. Werkgevers zien dan weer voordelen op het vlak van werkorganisatie en het monitoren van werkdruk.

"Vandaag ontbreekt in veel organisaties nog een volledig en objectief zicht op hoe werk en werkdruk zich op de werkvloer organiseren", zegt Jan Van Autreve, CEO van Protime. "Tijdregistratie maakt dit zichtbaar en bespreekbaar. Het helpt organisaties om werkdruk beter te begrijpen en werk beter te organiseren, maar het geeft ook werknemers meer inzicht in hoe hun tijd besteed wordt. Zo worden teams op een meer evenwichtige manier ondersteund in hun dagelijkse werking."

Werkdruk beter in kaart gebracht

Werkgevers beschouwen tijdregistratie steeds vaker als een hulpmiddel om werkdruk en werkverdeling beter te begrijpen. Zo geeft 69% van de organisaties aan dat het meer inzicht biedt in de werkbelasting van medewerkers. Daarnaast zegt 63% dat tijdregistratie helpt bij een betere werkplanning en inzet van werknemers, terwijl 54% vindt dat het bijdraagt aan een eerlijkere verdeling van het werk.

"Dat inzicht in werkbelasting is vandaag vaak nog onvoldoende aanwezig binnen organisaties. Tijdregistratie helpt om dit in kaart te brengen en maakt het mogelijk om werk beter te organiseren op basis van objectieve gegevens", zegt Jan.

Bij organisaties die al met tijdregistratie werken, houdt 68% effectief rekening met die werkbelasting in de dagelijkse werking. Daardoor wordt het eenvoudiger om bij te sturen wanneer de werkdruk te hoog of net te laag ligt. Zo gebruikt 70% van deze organisaties de gegevens om overbelasting aan te pakken, terwijl 63% hetzelfde doet bij onderbelasting.

Overuren en werkuren worden transparanter

Werknemers verwachten vooral voordelen op vlak van meetbare aspecten van hun werk. Bijna de helft van de bedienden (48%) verwacht een betere registratie van overuren. Daarnaast denkt 47% meer inzicht te krijgen in werkuren en beschikbaarheid.

Ook bescherming tegen te lange werkdagen wordt vaak genoemd. Voor 43% van de werknemers kan tijdregistratie bijdragen aan een betere bewaking van werktijden. Daarnaast verwacht 39% meer gelijkheid tussen collega's.

Minder uitgesproken zijn de verwachtingen rond werk-privébalans, autonomie en privacy. Toch denkt 31% dat tijdregistratie een positieve impact kan hebben op de balans tussen werk en privé.

Jongeren zien meer voordelen

Vooral jongere werknemers staan positief tegenover de nieuwe verplichting. Van de werknemers jonger dan 35 jaar verwacht 53% een betere opvolging van overuren. Bij werknemers tussen 35 en 54 jaar bedraagt dat 45%, tegenover 46% bij werknemers van 55 jaar en ouder.

Ook wanneer het gaat over de scheiding tussen werk en privé zijn jongeren het meest overtuigd. Meer dan de helft van de werknemers jonger dan 35 jaar (51%) denkt dat tijdregistratie hierbij kan helpen. Bij werknemers tussen 35 en 54 jaar zakt dat aandeel naar 38%, terwijl slechts 29% van de werknemers van 55 jaar en ouder dezelfde verwachting heeft.

"Jongere werknemers hechten meer belang aan flexibiliteit en willen hun grenzen duidelijk afbakenen", zegt Jan Van Autreve. "Digitale tijdregistratie helpt organisaties om de flexibiliteit van hun werknemers te ondersteunen. Behalve afwezigheden worden ook aanwezigheden geregistreerd, wat organisaties meer transparantie geeft over hun personeelsbeleid. Dat helpt om de vinger aan de pols te houden bij hun werknemers en te waken over hun welzijn. Werknemers op hun beurt krijgen meer inzicht in hun werktijd en welzijn."

Administratieve zorgen blijven bestaan

Niet iedereen kijkt zonder bezorgdheid naar de invoering van verplichte tijdregistratie. Drie op de tien bedienden (30%) vrezen een hogere administratieve belasting. Ook werkgevers delen die bezorgdheid. Eveneens 30% verwacht meer administratie voor zichzelf en de hr-afdeling, terwijl 27% een extra administratieve last voor werknemers voorziet.

Volgens Jan Van Autreve hoeft dat niet noodzakelijk het geval te zijn.

"Nochtans kan het net helpen om werkpatronen inzichtelijk te maken en om de werklast voor hr en de foutenmarge in de loonadministratie te verlagen. Veel kan namelijk automatisch verlopen: vaste thuiswerkdagen of werkschema's kunnen vooraf ingesteld worden. Werknemers moeten daarbij enkel nog aanpassen wanneer ze daarvan afwijken. Via een eenvoudige klik op hun pc stromen de gegevens door naar de loonadministratie."

Van prikklok tot mobiele app

Wanneer werknemers vandaag hun werktijd registreren, gebeurt dat nog steeds voornamelijk via klassieke systemen. De fysieke prikklok aan de ingang van het kantoor of de werkplek blijft het populairst met 46,6%.

Op de tweede plaats staat een tijdregistratiesysteem op laptop of pc (30,6%). Mobiele applicaties volgen op afstand met 11,7%.

Daarnaast maken sommige organisaties nog gebruik van Excel-bestanden (8,8%) of papieren registratiesystemen (6,8%). Biometrische oplossingen, zoals irisscanners of vingerafdrukherkenning, worden voorlopig slechts door 4,8% gebruikt.

Veel organisaties zien tijdregistratie nog altijd als een controle-instrument. Waarom blijft dat beeld zo hardnekkig bestaan volgens jou?

Veel organisaties associëren tijdregistratie nog steeds met controle. Jan Van Autreve begrijpt waar dat beeld vandaan komt, omdat het systeem ervoor zorgt dat gewerkte uren correct worden geregistreerd en vergoed. Toch ligt de grootste meerwaarde volgens hem in de inzichten die organisaties uit die gegevens halen.

"Tijdregistratie bevat immers een controle-element: het zorgt ervoor dat gewerkte uren correct worden geregistreerd en vergoed, volgens de afspraken tussen werkgever en werknemer. Net die transparantie vormt de basis voor vertrouwen."

De CEO van Protime benadrukt dat organisaties dankzij tijdregistratie niet alleen gewerkte uren kunnen opvolgen, maar ook welzijn en productiviteit beter kunnen monitoren.

"Slimme organisaties gebruiken tijdregistratie niet als controle-instrument, maar als kompas om beter samen te werken, transparantie te verhogen en zowel prestaties als welzijn duurzaam te verbeteren."

Welke verrassende inzichten hebben bedrijven ontdekt nadat ze tijdregistratie invoerden? Kun je een concreet voorbeeld geven?

Tijdregistratie maakt vaak sneller dan verwacht duidelijk waar processen of efficiëntie tekortschieten.

"Bedrijven zijn vaak verrast hoe snel tijdregistratie duidelijk maakt waar processen of efficiëntie tekortschieten."

Zo zien organisaties bijvoorbeeld teams waar structureel overuren worden gepresteerd, terwijl dat vooraf niet verwacht werd. In veel gevallen blijkt dat niet te gaan over inzet, maar over tools die niet goed aansluiten bij het werk of inefficiënte processen.

Daarnaast maakt tijdregistratie sneller zichtbaar wanneer iemand structureel veel overuren doet of wanneer prestaties en verwachtingen niet op elkaar afgestemd zijn.

"Wanneer iemand structureel veel overuren doet, vaak te laat komt of prestaties en verwachtingen niet op elkaar afgestemd zijn, wordt dat sneller zichtbaar."

Denk je dat de verplichte tijdregistratie de manier waarop leidinggevenden medewerkers aansturen fundamenteel zal veranderen?

Jan Van Autreve verwacht niet dat tijdregistratie de manier van leidinggeven fundamenteel zal veranderen. Wel ziet hij dat tijdregistratie inzichtelijk maakt wat er effectief gebeurt op de werkvloer en aantoont dat het veel meer is dan een administratieve verplichting.

"We verwachten geen fundamentele wijziging in hoe leidinggevenden hun teams aansturen, maar wel een duidelijke versnelling in bewustwording."

Voor leidinggevenden betekent dit dat ze beter onderbouwde gesprekken kunnen voeren, zowel over prestaties als over werkdruk en welzijn.

"Het helpt hen om signalen sneller op te pikken en gerichter te handelen. In die zin ondersteunt tijdsregistratie vooral goed leiderschap, eerder dan het volledig te veranderen."

Welke impact zal artificiële intelligentie hebben op tijdregistratie en personeelsplanning in de komende jaren?

De grootste impact van artificiële intelligentie situeert zich volgens Van Autreve niet in de registratie van tijd zelf, maar in personeelsplanning. Organisaties zullen sneller en nauwkeuriger rekening kunnen houden met beschikbaarheid, ervaring, vaardigheden en voorkeuren van medewerkers.

"De grootste impact van artificiële intelligentie zal zich situeren in personeelsplanning."

Hij verwacht dat dit steeds belangrijker wordt in een arbeidsmarkt die steeds flexibeler wordt, met een mix van vaste medewerkers, tijdelijke krachten, studenten en externen.

"In een arbeidsmarkt die steeds flexibeler wordt, met een mix van vaste medewerkers, tijdelijke krachten, studenten en externen, wordt het essentieel om vraag en aanbod van werk continu op elkaar af te stemmen. AI zal het mogelijk maken om dat veel efficiënter te doen en ook last-minute wijzigingen snel te verwerken."

Als je vijf jaar vooruit kijkt, hoe ziet de werkorganisatie van de toekomst eruit en welke rol speelt tijdregistratie daarin?

Voor Jan Van Autreve zullen de arbeidsmarkt en werkorganisatie de komende jaren sterk beïnvloed worden door de war for talent, een vergrijzende beroepsbevolking, de toenemende vraag naar flexibiliteit, het groeiende belang van welzijn en de continue druk om productiever te werken. Tegelijk zal technologie, van AI tot automatisering, zowel blue-collar als white-collar jobs verder transformeren.

"We zien nu een shift naar meer diverse en flexibele arbeidsvormen, waarbij organisaties verschillende types werkkrachten combineren en hybride werken de norm blijft."

Van Autreve ziet tijdregistratie in die context steeds meer uitgroeien tot een vanzelfsprekend onderdeel van de moderne werkorganisatie.

"Bedrijven zullen bewuster tijd vrijmaken voor zaken die het verschil maken, zoals creativiteit, innovatie en levenslang leren."

"Tijdregistratie speelt daarin een ondersteunende rol: het biedt inzicht en helpt organisaties om tijd doelgericht in te zetten. Want uiteindelijk blijft tijd één van de meest waardevolle assets waarover organisaties beschikken. En hoe we daarmee omgaan, zal in grote mate bepalen hoe succesvol en wendbaar we in de toekomst zijn."

Methodologie

De cijfers zijn afkomstig uit twee online onderzoeken uitgevoerd door onderzoeksbureau iVOX in opdracht van Protime.

Tussen 28 januari en 9 februari 2026 werden 2.000 Belgische bedienden bevraagd. Het onderzoek is representatief op geslacht en leeftijd. De maximale foutenmarge bedraagt 2,19%.

Daarnaast werden tussen 6 en 19 maart 2026 ook 400 werkgevers, hr-verantwoordelijken en medewerkers met zicht op het hr-beleid bevraagd. Dit onderzoek is representatief op taal, regio, bedrijfsgrootte en sector. De maximale foutenmarge bedraagt 4,85%.