Re-integratie begint niet bij terugkeer, maar bij afwezigheid

Het aantal langdurig afwezigen stijgt, de regelgeving verandert en de impact op teams is tastbaar: een duurzame re-integratie staat bovenaan vele hr-agenda’s. Via United Consulting en Thomas More kwamen we in contact met Elien Pelgroms, alumni Arbeids- en Organisatiepsychologie. Voor haar bachelorproef onderzocht ze bij Aquafin hoe langdurig afwezige medewerkers beter begeleid konden worden, rekening houdend met het zorgzaam netwerk dat Aquafin wil uitbouwen voor haar medewerkers, ook als ze afwezig zijn.

Nood aan een kader

“Bij Aquafin zit zorg voor de medewerkers diep in de organisatiecultuur verweven. Ook in het re-integratietraject”, geeft Elien aan. “Die warme reflex leidde er somt toe dat er vanuit voorzichtigheid gehandeld werd om de medewerker niet te veel te belasten. Daardoor hielden ze soms net iets te weinig de vinger aan de pols.”

Daarnaast werd ook zichtbaar dat er geen gemeenschappelijk kader was. “Iedereen handelde met de beste bedoelingen, maar medewerkers wisten niet altijd wie welke rol had of welke stappen op hen afkwamen.”

Bovendien wordt de situatie complex vanaf vier weken afwezigheid. “Enerzijds stapelt de administratie zich op: wat moeten medewerkers regelen voor de mutualiteit? Wat gebeurt er met de bedrijfswagen? Anderzijds zijn er veel actoren betrokken in het proces, zoals het hr-team, de leidinggevende, de preventiedienst en de arbeidsarts.”

Daarom wou Aquafin het proces stroomlijnen en een kader ontwikkelen dat de taken van elke stakeholder aflijnt en de interne communicatie bevordert, zodat medewerkers veerkrachtiger kunnen re-integreren.

Wat toont onderzoek?

Om een procesflow op maat van Aquafin uit te werken, plande Elien diepte-interviews met medewerkers die na lange afwezigheid opnieuw aan de start gingen. Ze vertrok vanuit een aantal hefbomen die volgens onderzoek* het herstel en de werkhervatting kunnen versterken. Deze gebruikte ze als lens om te begrijpen wat medewerkers tijdens hun afwezigheid nodig hebben:

Sociale hulpbronnen tijdens de herstelfase
Medewerkers die tijdens hun afwezigheid iemand hadden om op terug te vallen, een leidinggevende, collega of hr-partner, gaven aan dat dit rust gaf.
Contact houden tijdens de afwezigheid
Niet de frequentie, maar de toon van het contact was doorslaggevend. Een warm, kort contactmoment zorgde voor verbinding. Als contact uitbleef, ontstond onzekerheid.
Mogelijkheid tot graduele hervatting
Veel medewerkers veronderstelden dat ze minstens halftijds moesten starten. Helderheid verlaagde die drempel.
Jobaanpassingen en autonomie
De vraag “wat lukt al?” bleek een zachte maar krachtige hefboom. Medewerkers hadden nood aan inspraak en ruimte om hun hersteltempo te bewaken.
Positieve verwachtingen over de werkhervatting
Twijfel aan het eigen kunnen kwam bijna bij iedereen voor. Wanneer een werkgever benoemde wat mogelijk was, hielp dat om twijfel te kaderen.
Begrip en organisatiecultuur
Aquafin werd door medewerkers spontaan beschreven als een organisatie die tijd en begrip toont. Dat fundament maakte het makkelijker om samen naar oplossingen te zoeken.

Een duidelijke procesflow

Om helderheid en houvast te creëren, ontwikkelde Elien een procesflow voor het hr-team. De flow start na drie weken afwezigheid, bewust vóór de administratieve piek. De medewerker ontvangt dan een uitgebreide infobrochure, die alles duidelijk op een rij zet:

Welke stappen volgen wanneer en waarom,
wie heeft welke rol,
welke documenten zijn er nodig,
welke opties bestaan er voor graduele werkhervatting,
en bij wie kan men terecht bij vragen.

Vanaf dan worden vaste contactmomenten ingepland: één op vier weken, één op zes tot acht weken (rond de controle door de arbeidsarts) en daarna maandelijkse opvolging. “Het schema is een minimumkader, geen verplicht ritme”, geeft Elien aan. “De hr-business partner bewaakt de rode draad en stemt af met andere stakeholders zoals hr-office, leidinggevenden en de preventiedienst.”

“Elke medewerker die langdurig afwezig is weet op deze manier dat hij of zij er niet alleen voor staat en krijgt een duidelijk zicht op het administratieve luik. Tegelijk weet elke stakeholder wat zijn of haar taken zijn en hoe ze met elkaar kunnen communiceren.”

Aquafin rolt de procesflow nu verder uit. De verwachting: een soepeler traject, minder onzekerheid bij medewerkers en efficiëntere samenwerking tussen hr, leidinggevenden en medische diensten.

Wat jouw hr-team kan leren

Elien benadrukt dat een re-integratiebeleid nooit een copy-paste mag zijn. “Wat werkt voor Aquafin is afgestemd op hun cultuur, medewerkers en noden. Om een beleid op maat van jouw organisatie uit te werken, start je bij de medewerkers die in een re-integratietraject zitten. Zij weten als geen ander welke steun echt het verschil maakt.”

Op basis van haar onderzoek deelt ze vijf inzichten voor hr-teams:

Communiceer intern en maak verantwoordelijkheden expliciet
Een duidelijk kader is cruciaal. Elke stakeholder moet weten wat er van hem of haar verwacht wordt. Een concreet schema voor wie contact opneemt, w0anneer en met welk doel, brengt rust.
Benader re-integratie multidisciplinair
Bij Aquafin werden verschillende hr-expertises betrokken, waaronder hr-business partners, hr-office, L&D en recruitment. Door meerdere invalshoeken samen te brengen, kun je out of the box denken.
Investeer in de herstelfase, niet alleen in de terugkeer
Re-integratie start op de eerste dag van afwezigheid, niet pas bij terugkeer. Vroeg en authentiek contact verhoogt de kans op een geslaagde terugkeer.
Vertrek vanuit vertrouwen, niet vanuit uitzonderingen
Start vanuit de goede intenties van medewerkers en bekijk hen niet met wantrouwen. Zo creëer je openheid die betere beslissingen mogelijk maakt.
Reik de hand, maar hou die niet altijd vast
Als werkgever moet je beschikbaar zijn, maar je hoeft niet het hele traject te dragen. Reik werknemers de hand, biedt tools aan en maak mogelijkheden zichtbaar en bespreekbaar.