Betaalt de overnemer niet te weinig belasting?

Wat als een werknemer aan het einde van een leasecontract een bedrijfsfiets of andere voordelen in natura overneemt? Begrijp de regels rond belastbare voordelen en het belang van een correcte waardering om discussies met de fiscus of RSZ te vermijden.

Naar aanleiding van een eerdere column over bedrijfsfietsen vroeg een lezer zich af wat er fiscaal gebeurt wanneer een werknemer zo’n fiets overneemt na afloop van een leasecontract. Die vraag geldt trouwens evenzeer voor andere voordelen in natura, zoals laptops, smartphones of bedrijfswagens.

Voordelen in natura en belastingheffing

Werkgevers bieden in het kader van individuele loonafspraken of cafetariaplannen vaak materiële voordelen aan, zoals een smartphone, laptop of fiets. Dit vormt een voordeel van alle aard, waarvoor doorgaans een forfaitaire waardering geldt. Maar bij een overname van het goed door de werknemer, gelden andere regels: er is sprake van een belastbaar voordeel wanneer de betaalde prijs lager is dan de werkelijke restwaarde op dat moment.

Wat gebeurt er aan het einde van een leasecontract?

Bijvoorbeeld: bij fietsleasing krijgt de werknemer vaak de mogelijkheid om de fiets over te nemen tegen een restwaarde van 16% of 20% van de catalogusprijs. Wat vaak vergeten wordt, zijn de fiscale gevolgen van zo’n overname. Zowel voor de fiscus als voor de RSZ telt de werkelijke waarde op het moment van overdracht, en niet de vooraf afgesproken restwaarde. De werkelijke waarde is een feitenkwestie. De werkelijke restwaarde is zelden gelijk aan het percentage uit het leasingcontract. Ze hangt af van de staat van het goed, de markt, en het moment van overname. De werkgever moet die waarde geval per geval beoordelen. Daarvoor kan inspiratie worden gehaald uit tweedehandsplatformen of marktprijzen.

De RSZ en fiscus volgen hierin hetzelfde standpunt: als een werknemer het goed krijgt of goedkoop mag overkopen, dan is het verschil tussen de reële marktwaarde en de betaalde prijs onderworpen aan belasting en RSZ-bijdragen.

Geen forfaitaire aanpak, wel motiveringsplicht

De administratie kan een andere waarde hanteren, maar moet dat correct motiveren. Zo werd een belastingaanslag vernietigd omdat de fiscus enkel het bouwjaar van een wagen gebruikte zonder rekening te houden met de kilometerstand of staat. Een willekeurige waardebepaling volstaat dus niet.

Zowel werkgever als werknemer moeten voldoende objectieve bewijsstukken verzamelen over de werkelijke waarde van het overgenomen goed. Zo voorkom je discussies met de fiscus of RSZ. Een onderbouwde waardering op basis van aantoonbare feiten minimaliseert het fiscale risico.

Conclusie: zorg dus voor goede documentatie.

Meer info? info@tiberghien.com