Warehouses De Pauw kiest digitale HR with brains

De transformatie naar digitale HR. Overweeg jij ook om de stap te zetten? Sophie De Luyck, Head of HR bij WDP (Warehouses De Pauw), legt uit hoe zij de transitie bij hen deden slagen.

De transformatie naar digitale HR. Overweeg jij ook om de stap te zetten? Sophie De Luyck, Head of HR bij WDP (Warehouses De Pauw), legt uit hoe zij de transitie bij hen deden slagen.

Wat deed jullie de stap zetten om de sprong naar digitale HR te maken?
Sophie De Luyck: WDP is een bedrijf in volle groei, met een heldere en ambitieuze doelstelling. Wij willen de toekomst van supply chain transformeren.

Daarom noemen we onszelf warehouses with brains. Die aanpak is ons antwoord op de nieuwe vormen die e-commerce aanneemt. De expansieve groei van de voorbije jaren vraagt een innovatieve benadering. Met onze slimme warehouses spelen wij daarop in.

Wij zijn ons ten zeerste bewust dat het realiseren van onze missie voor een groot deel mensenwerk is. Wij zien het dan ook als een prioriteit om onze medewerkers de best mogelijke ervaring op de werkvloer en op het vlak van HR aan te bieden. Een modern platform waar onze medewerkers allerlei HR-gerelateerde informatie vlot kunnen raadplegen, maakt deel uit van onze HR-strategie. De digitale oplossing en begeleiding daarvoor vonden we bij onze partner Flexso for People.

Tom, jij was een van de consultants die hen begeleidde. Hoe zou je jullie samenwerking met WDP omschrijven?
Tom Mentens: Het zal je niet verbazen dat een bedrijf dat gespecialiseerd is in warehouses with brains, ook gaat voor HR with brains. (lacht) Als innovatieve speler in hun markt willen zij namelijk niet achterblijven. Naast het digitaliseren van bepaalde HR-processen hebben wij het team van WDP ook ondersteund in het implementeren van die processen. Bij zo’n transformatie komt heel wat change management kijken. Ook daarbij helpen wij bedrijven.

Wat waren de eerste stappen in jullie digitaliseringsproces?
Sophie De Luyck: We zijn begonnen met het digitaliseren van het proces rond feedback-gesprekken en target setting. Elk jaar krijgen onze medewerkers doelstellingen. Tijdens de evaluatiegesprekken wordt er onder meer met hen besproken in hoeverre ze hun doelstellingen haalden en welke opleidingen en ondersteuning ze nodig hebben om verder in hun rol te kunnen groeien. Sinds kort is de inhoud van al die gesprekken digitaal beschikbaar in onze HR Hub. Dat is de naam voor ons digitaal platform waarin alle HR-gerelateerde informatie van onze organisatie beschikbaar is.

SAP SuccessFactors is de software achter HR Hub. Wat is de grootste meerwaarde van die software? Sophie De Luyck: Het is één gecentraliseerde tool waarin al de HR-processen verricht worden. Vroeger was de HR-info veel meer versnipperd. Die gestroomlijnde aanpak genereert tijdswinst, maar ook helderheid. Onze medewerkers worden nu aan de hand van dezelfde criteria bevraagd. Het is ook interessant dat je in een mum van tijd de historiek van een medewerker of proces kunt opvragen. De software maakt het eveneens mogelijk om leerrijke rapporten op te vragen. Zoals bijvooreeld rapporten die je een overzicht van al de opleidingsnoden geven.

Tom Mentens: SAP SuccessFactors is zowel geschikt voor kleine, middelgrote als grote teams. Dus ook voor een bedrijf zoals WDP dat met ongeveer 150 medewerkers in 5 landen actief is. Ons opzet bestaat erin het HR-team op een bepaalde manier administratief te ontlasten, zodat zij zich nog beter kunnen focussen op hun kerntaken.

Sophie De Luyck: We zijn dan weliswaar geen multinational, toch hebben we te maken met dezelfde HR-processen. De hele waaier van on- tot offboardinggesprekken. Ons HR-kernteam telt 2.5 medewerkers, mezelf inbegrepen. Om alles voor elkaar te krijgen is een scherpe focus van ons team noodzakelijk. De digitalisering van de processen via SAP SuccessFactors helpt ons daarbij.

Waarom hebben jullie gekozen voor Flexso for People als implementatiepartner?
Sophie De Luyck: Ze zijn allesbehalve dogmatisch. Ze denken mee met de klant en kunnen snel schakelen. Hun softwareprogramma’s zijn gebaseerd op ideale uitgangspunten, maar zijn niet gebeiteld in steen. Er is voldoende ruimte om ze aan te passen aan de specifieke noden van jouw organisatie.

Tom Mentens: We starten inderdaad vanuit een ideaal scenario. Maar we gaan altijd rekening houden met de operationele realiteit. Die primeert te allen tijde. Vandaar dat we ook zo veel belang hechten aan open en heldere communicatie. Die heb je nodig om achter de echte noden en de meest gepaste oplossing te komen. De communicatie met WDP zat meteen snor. De vlakke en transparante structuur van onze beide bedrijven helpt ons om kort op de bal te spelen.

Wat was de cruciale succesfactor voor de vlotte transitie?
Tom Mentens: De pragmatische en straight forward aanpak van WDP is hun sterkte. Ze weten waar ze naartoe willen. Aan visie en ambitie ontbreekt het hun niet. Ze geven ook heel duidelijk aan wat ze niet willen. Die openheid en directheid helpt ons om goed in te schatten welke digitale oplossing het best voor hen werkt.

Sophie De Luyck: Dat we met een dedicated team aan dit project gewerkt hebben, heeft ook bijgedragen tot de vlotte transitie.

Welke advies willen jullie meegeven aan andere HR-managers die overwegen om over te stappen naar digitale HR?
Sophie De Luyck: Digitale HR is de toekomst. De overstap maken vraagt in het begin wat van je tijd, maar op lange termijn win je tijd. Het is bovendien niet alleen een stap voorwaarts voor je HR-organisatie, maar ook voor je medewerkers.