De rekening van inefficiënte hr-processen betaalt een bedrijf twee keer

​Toepassingen op basis van artificial intelligence staan hoog op de agenda. Elke organisatie wil én beter werken, én slimmer beslissen én tegelijkertijd kosten besparen. Maar hoe bouw je mens- en resultaatgerichte digitale oplossingen, wanneer bv. personeelsdata verspreid zit over verschillende systemen en hr-processen nog grotendeels manueel verlopen?

Ik neem ‘selectie en recruitering' als voorbeeld. De business heeft gisteren iemand nodig, want een openstaande vacature zet de werking onder druk. De recruiter wil kwaliteit, maar verdrinkt soms in een volume van 700 LinkedIn-sollicitaties voor één vacature. En de sollicitant, die zijn tijd en ook een beetje van zijn ziel heeft geïnvesteerd, verwacht een menselijke aanpak met duidelijke communicatie en liefst ook nog persoonlijke feedback, maar blijft vaak achter met een automatische afwijsmail. Drie stakeholders, drie verwachtingen. Hr zit middenin en moet deze complexe puzzel gelegd krijgen, elke dag opnieuw, vaak zonder extra tijd of middelen.
Ondertussen vraagt het management zich af waarom de aanwerving zoveel tijd en geld kost.

Het hr team wordt gevraagd om sneller te werken, maar de oorzaken van die werkdruk worden nauwelijks aangepakt.

Digitale tools en platformen helpen, maar wat baat het om de time-to-hire met bv. 90 % te verminderen als je de verkeerde stappen in de employee journey automatiseert? Een automatische afwijsmail bespaart inderdaad tijd, maar laat de kandidaat met vragen en een gevoel van afwijzing achter. Die kandidaat onthoudt niet hoe efficiënt je systeem werkte, maar hoe je organisatie met mensen omgaat, en zegt dat soms verder. De besparing van vandaag vraagt morgen misschien een extra investering in employer branding campagnes, want elk bedrijf wil de beste kandidaten aantrekken.

Vaak begint het probleem zelfs vóór de vacature verschijnt. Een afdeling heeft dringend versterking nodig, maar de personeelsbehoefte kwam niet tijdig op tafel. Strategische personeelsplanning is niet voor elke organisatie haalbaar, maar operationele capaciteitsplanning biedt vaak wel kansen. Wanneer alles dringend wordt, vangt hr de werkdruk op en betaalt de hele organisatie de prijs.

Technologie maakt een slecht proces niet beter. Ze versnelt het alleen.

Ook de overtuiging dat technologie duur is, verdient nuance. Wat kost een recruiter, die uren besteedt aan repetitief werk? Wat kost een vacature, die onnodig lang open staat? En wat kost het vertrouwen, dat kandidaten verliezen wanneer snelheid belangrijker lijkt dan persoonlijke communicatie?

De echte kost zit vaak in versnipperde data, gebrekkige planning en een gebrek aan inzicht en eigenaarschap. Digitaliseren zonder eerst je data en processen kritisch te bekijken, betekent vooral bestaande inefficiëntie in een nieuw jasje steken.

Begin daarom niet met de vraag welke AI-tool je nodig hebt, maar met de vraag hoe je organisatie werkt. Wie weet wat? Waar loopt informatie vast? Welke beslissingen komen te laat? Wat vraagt automatisering en waar blijft menselijk contact essentieel?

Efficiëntie vraagt meer dan technologie. Ze vraagt dat de business vooruit kijkt, hr tijdig betrekt en processen inricht met oog voor zowel de organisatie, als de mensen die ermee te maken krijgen.

Je kan efficiëntie niet met technologie kopen. Je ontwerpt operational excellence samen met mensen, data én technologie.