Terug naar kantoor

2 september 2021
Tekst
HRmagazine XTRA
Terug naar kantoor

“We gaan niets opleggen”

Bedrijven werken aan een terugkeer van hun medewerkers naar kantoor. Daarover blijven veel onzekerheden bestaan, zodat de managers aan deze rondetafel niet van plan zijn om strakke regels op te leggen. Ze geven medewerkers en teams veel ruimte om onderling afspraken te maken.

Impact van de crisis

Tino Gabriel (AZ Groeninge): In ons ziekenhuis AZ Groeninge waren tijdens de eerste uitbraak ook de administratieve medewerkers actief aan het werk in de andere afdelingen om meer handen aan het bed te krijgen. Pas na enige tijd begonnen we dan thuis te werken. Dat vroeg heel wat inspanningen, onder meer op het vlak van IT.

Inge Corne (Vandemoortele): Vandemoortele was tijdens de crisis volledig operationeel als essentieel bedrijf in de voedingssector. In de kantoren kenden we al veel thuiswerk, dus dat ging vlot. Maar in de fabrieken hebben we toch grote inspanningen moeten leveren om de arbeiders veilig te laten werken. Naast de extra communicatie, het inzetten van beschermingsmateriaal ging het vooral om de organisatie van de ploegenwissel en veel extra communicatie en aandacht voor welzijn. Maar nu kijken we uit naar de heropening van de kantoren met ballonnen en een feestelijk ontbijt.

Geert Peeters (Greenyard): Die situatie en de aanpak ervan lijkt heel erg op de onze. Bij Greenyard zijn we erg tevreden over de manier waarop de lockdown veel zaken efficiënter heeft gemaakt. Digitale vergaderingen gaan sneller. We deden ook geen zakenreizen meer en toch hebben we onze turnaround gerealiseerd. We vragen ons nu af of we niet een aantal managers kunnen aanwerven die vanuit Latijns-Amerika werken.

Feestelijk herintrede

Wouter Ommeslag (Facilicom): Er heerst nu een terug naar school gevoel in de bedrijven waar medewerkers na lange tijd weer op kantoor komen. Organisaties voorzien een feestelijke herintrede. Ook bij Facilicom heerst er een positieve spanning.

Stijn Dieusaert (Melexis): Dat klopt wel, maar ik denk dat de overheid net nu een goed moment zag om de regels losser te maken, met het idee dat de vakantie begint en er hoe dan ook minder mensen komen werken. Voor Melexis zal de echte test komen in september wanneer we in grotere aantallen samen naar kantoor zullen gaan.

Yves Demaeght (KPMG): We hebben in het voorbije jaar de adviezen en richtlijnen vanwege de overheid steeds op de voet gevolgd en dus zijn de beperkingen nu grotendeels teruggeschroefd, maar er blijft een impact. De sanitaire maatregelen zoals afstand houden, verplichten ons om de bezetting in de kantoren met 50% te beperken.

Anne De Backer (Pfizer): Ik denk ook dat we het pas in september echt zullen weten. Want het is moeilijk om een coherent beleid uit te werken omdat medewerkers erg verschillend reageren op het vooruitzicht om weer naar kantoor te komen. Want wat gaan ze daar doen? Alleen vergaderen? Dat vooruitzicht vinden een aantal mensen echt niet aantrekkelijk. Zij willen misschien net een rustige plek om te kunnen werken omdat ze die thuis niet hebben. Anderen zullen net liever naar kantoor komen, als de collega’s er ook zijn. Wij hebben al nu gecommuniceerd dat wij maximum drie dagen per week telewerk gaan toelaten in plaats van twee. Maar Pfizer is van plan om de medewerkers en de teams zelf te laten beslissen hoe ze het werk organiseren binnen het kader van deze policy. We willen hen ook aanmoedigen om andere manieren van werken uit te proberen. Daarbij zullen we er alles aan doen zodat het voor medewerkers wel aantrekkelijk is om naar kantoor te komen.

Yves Demaeght: We geven ons management en medewerkers de nodige autonomie om onder elkaar werkbare afspraken te maken. Hierin is het kantoor als samenwerkingsplekerg belangrijk. Het is in ieder geval zo dat een groot deel van onze medewerkers het gewend zijn om op verplaatsing te werken en maar op onregelmatige basis naar kantoor komt. “Nomaden” als ze zijn, hebben ze het voorbije jaar al vooral thuisgewerkt, ook omdat onze klanten een omslag hebben gemaakt naar samenwerking op afstand.

Stijn Dieusaert: Melexis wil het zoals Pfizer aanpakken door werken op het kantoor zo aantrekkelijk mogelijk te maken. Het moet een levende locatie zijn, een vibrant workplace. Medewerkers krijgen dus zeer veel vrijheid en verantwoordelijkheid om dit zelf in te vullen. Daarbij rekenen we wel op empathie voor elkaar. We moeten ons telkens afvragen: waar kan ik vandaag het beste werken voor mezelf, mijn collega’s én voor het bedrijf.

Tino Gabriel: Wij zijn tot het besef gekomen dat regels invoeren het ons erg lastig zal maken. De medewerkers en de teams moeten het onder elkaar afspreken en op een organische manier een regeling uitwerken. Dat vraagt ook flexibiliteit van de medewerkers.

Geert Peeters: Bij de opening van de kantoren zullen we in ieder geval geen strakke regels opleggen, maar we streven wel naar een combinatie van thuiswerk met nuttige contacten op kantoor. Straks zullen we ook weer gaan reizen, maar op een andere manier. Als we een buitenlandse vestiging bezoeken moet er een strakke agenda zijn met een fabrieksbezoek en veel contact met lokale medewerkers.

Wouter Ommeslag (Facilicom): Ik denk toch dat het noodzakelijk is om minstens een aantal afspraken te maken over de bereikbaarheid van de mensen. Collega’s, klanten en leveranciers zullen contact willen opnemen.

Inge Corne: Bij Vandemoortele gaan we ook voor het hybride model waarbij medewerkers zelf kiezen of ze thuis of op kantoor werken, afhankelijk van de agenda. Sommigen hebben het echt nodig om thuis weg te zijn. Tegelijk voorzien we begeleiding van de managers om hierover goede afspraken te maken met hun team. Van het bedrijf uit willen we wel stimuleren om vaak naar kantoor te komen.

Stijn Dieusaert: Maar een creatieve samenwerking ontstaat vaak door toevallige combinaties van mensen en ideeën. Dat toeval treedt op door onverwachte contacten en die heb je veel minder als je thuiswerkt. Bij Melexis willen we dat toeval dus organiseren. We noemen het structured serendipity.

Anne De Backer: Wij moeten daarbij wel waakzaam zijn voor een mogelijk onevenwicht in de informatiestroom voor thuiswerkers en collega’s die vaak op kantoor zijn. In het algemeen, zullen wij ervoor moeten zorgen dat iedereen hetzelfde gevoel van inclusiviteit heeft.

Zal uw bedrijf opteren voor minder kantooroppervlakte?

Yves Demaeght: Door een flexibele invulling van werken op kantoor, thuis en bij de klant willen onze groei realiseren binnen de beschikbare kantoorruimte.

Anne De Backer: Bij Pfizer hadden we al minder desks dan collega’s. En die zijn maar voor de helft bezet. Rekening houdend met de toename van het telewerken, is er dus een mogelijkheid om dit te herbekijken. Ook dit zullen wij doen met de input van de medewerkers.

Inge Corne: We zijn voor de crisis in ons nieuw gebouw ingetrokken. Bij de bouw hadden we al rekening gehouden met een vermindering van de vierkante meters met twintig procent en een new way of working. We hebben de ruimte dan ook anders ingericht, met meer plekken voor communicatie en connectie. Onze beste ontmoetingsplek ligt centraal, het atrium met een eigen bakkerij en keuken.

Wouter Ommeslag: Maar die ontmoetingsruimte nemen dan weer meer ruimte in dan werkplekken. Dat compenseert elkaar gedeeltelijk.

Stijn Dieusaert: Ik stel vast dat er veel onzekerheid blijft bestaan op allerlei vlakken. Als we ingrepen doen in de kantoorruimte, dan willen we ook zeker zijn dat we ze kunnen terugdraaien als het niet goed uitpakt.

Catering en diensten

Wouter Ommeslag: Een bedrijfskeuken heeft echt nood aan voldoende gebruikers om uit de kosten te geraken. Met het vele thuiswerk wordt dat steeds moeilijker. Ik zie dat bedrijven vaker kiezen voor geleverde maaltijden en snacks.

Anne De Backer: Ik denk toch dat een maaltijd aanbieden, zelf al is het maar een sandwich of een sla, de medewerkers ook veel tijd kan besparen. Ze moeten niet meer naar de winkel, niet koken… De kwaliteit van het aanbod is wel een key success factor. Maar het is dan inderdaad nodig dat voldoende mensen gebruik maken van het bedrijfsrestaurant.

Tino Gabriel: Klopt, maar een ziekenhuis heeft altijd een grootkeuken. Die verzorgt nu meer afhaalmaaltijden en dat werkt zeer goed.

Inge Corne: Onze keuken is essentieel voor onze medewerkers en binnen onze cultuur. Ook onze eigen producten zijn altijd beschikbaar. Daarnaast zetten we in op mobiliteit met onder andere poolfietsen en hersteldiensten.

Tino Gabriel: Dat aanbod wordt bij ons erg uitgebreid, met straks ook nog een was- en strijkdienst, naast een broodautomaat, fietsherstelling (in de eerste plaats om fietsen naar het werk aan te moedigen), en een kinderopvang aangepast aan ons ploegenschema.

De collegialiteit van de medewerkers is uiteindelijk het belangrijkste. En ik zie dat ze aandacht hebben voor elkaar én voor de belangen van de organisatie.

Geert Peeters: Een specifiek probleem tijdens de lockdown is de onboardingvan nieuwe medewerkers. Ik zie dat de teamleden erg bezorgd zijn over het welzijn van de nieuwkomers. Dat maakt soms het verschil bij aanwervingen.

Yves Demaeght: We hebben de voorbije jaren stevig geïnvesteerd in de upgrade van onze kantoren. Maar het gaat hem ons meer om connectie en verbondenheid dan kantoren! Zo organiseren we bijvoorbeeld straks een re-boarding voor de nieuwkomers van het voorbije jaar. We willen hen echt de kans geven om zich goed te integreren in het bedrijf.

Met HRmagazine XTRA kunnen organisaties hun standpunten, strategieën en oplossingen delen met de community van HRmagazine. De inhoud van HRmagazine XTRA valt buiten de verantwoordelijkheid van de redactie van HRmagazine.