De slimme digitale werkplek als tool om employee experience te versterken

19 april 2021
Tekst
HRmagazine XTRA
De slimme digitale werkplek als tool om employee experience te versterken

Van een gefragmenteerde employee experience naar een productieve digitale werkplek met geëngageerde medewerkers. Is dat een fata morgana? Luk Moreels en Kristof Nuytens van delaware leggen uit hoe het wel kan.

Nog niet zo gek lang geleden hadden hr-IT projecten vooral tot doel hr te ondersteunen. Het ging over data capteren, processen stroomlijnen en operational excellence. Dat vertellen Luk Moreels, projectmanager Intelligent Workforce en Kristof Nuytens, HCM Solution Lead bij delaware. Ondertussen is er een snelle evolutie aan de gang volgens de heren. Eerst kwam de employee experience prominent in beeld, en was het doel een laagdrempelige dienstverlening te organiseren waarbij de medewerker centraal stond. Luk: “Ik vergelijk die medewerkersbeleving met het bestellen op bol.com, alles moest snel en gemakkelijk gaan.”

Kristof: “Recent zien we een nieuwe trend. De employee experience staat nog steeds centraal, maar in onze projecten worden meer oplossingen betrokken. Dat is een logische evolutie, want de employee experience is gefragmenteerd geraakt in een versnipperd landschap met talloze applicaties. Je hebt er eentje voor onboarding, eentje voor performance management, training & development, administratie, benefits en ga zo maar door, … Medewerkers moeten elke keer op zoek gaan en op al die aparte systemen inloggen. De verschillende tools spreken ook onvoldoende met elkaar, zodat er veel overload en verwarring ontstaat.

Door het verplichte remote werken van het afgelopen jaar kwam er ook een versnelling in het implementeren van tools die digitaal samenwerken mogelijk maken. Dat gaat over digitaal vergaderen maar evengoed over werkoplossingen die de kleine infomomentjes vervangen bij medewerkers, die voorheen gebeurden door even fysiek langs te lopen bij een collega.”

delaware merkt nu dat er zeer veel interesse is bij bedrijven. Luk: “bedrijven komen naar ons toe met de vraag, ‘hoe krijgen we dit terug samen? Hoe kunnen we de technologie inzetten om die employee experience terug te stroomlijnen.

Oplossingen bestaan al

Kristof: “Het goede nieuws is dat deze oplossingen al bestaan. Alle grote software spelers hebben hier de afgelopen jaren op ingezet. Een voorbeeld hiervan is ook SAP Work Zone for HR, een new kid on the block. Dit platform biedt een uniform toegangspunt voor het werk met de medewerker in het centrum. Deze intelligente workzones zijn volgens ons de toekomst, want je biedt je medewerkers één homepage waar alle applicaties, knowledge databases, trainingen en samenwerkingstools staan die ze nodig hebben voor hun job.”

Luk: ”De uitdaging zit vooral in het concreet samenbrengen van al deze info. Er is gigantisch veel content. Stel je bent een medewerker bij finance. Dan wil je in je workzone niet de hr, maar wel de finance kpi’s ter beschikking hebben. Je hebt ook nog eens een specifieke verantwoordelijkheid, je bent bijvoorbeeld teamleader. Dan wil je alle info voor leidinggevenden. Je hebt misschien specifieke interesses, en daar wil je op gelinkt zijn. En je hebt een specifieke werkplek in een bepaalde regio op een bepaald kantoor. Een intelligente digitale werkplek brengt alle info die relevant is voor de betrokken werknemer, samen, zodat die niet meer moet zoeken en enkel content op maat ontvangt. Een medewerker uit kantoor Kortrijk is niets met het menu van het restaurant in Gent. Medewerkers kunnen zo slimmer en sneller werken,” concludeert Luk.

In de praktijk

Bij UZGent digitaliseren de delaware consultants de hr-software met een SAP/Microsoft oplossing. Het aanvraagproces van de structurele afwezigheden bijvoorbeeld, werd helemaal geautomatiseerd. Medewerkers krijgen zo individueel een overzicht van de specifieke afwezigheden waar zij recht op hebben, ze zetten hun aanvraag digitaal in gang en volgen het (goedkeurings)proces digitaal op. Geen zoektocht meer naar info, geen papieren meer. Hoe effectiever je je job kan uitvoeren, hoe meer tijd er is voor zorg.

Kristof: “Bij een grote Vlaamse organisatie voor thuisverpleging, digitaliseren we het opleidingsproces. Deze organisatie is volop in transitie naar een meer gespecialiseerde thuiszorg. Tot recent organiseerden zij hun kennisopleidingen via grote samenkomsten op locatie die twee uur duurden. Nu worden de trainingen over het nieuwe medische materiaal digitaal aangeboden. De medewerkers volgen ze op een moment dat hun uitkomt, de organisatie trackt wie de opleiding voltooit, er wordt digitaal getest en het certificaat wordt automatisch toegevoegd aan het competentieprofiel van de betrokken medewerker. Dat geeft een enorme efficiëntiewinst, die nu door de huidige situatie, versneld wordt doorgemaakt.”

Employee Experience Roadmap

De implementatie van een digitale werkplek loopt over verschillende systemen. Er is dus een koppeling van deze systemen nodig. Kristof: “Daar zijn we bij delaware in gespecialiseerd. Maar hoe we dat aanpakken, is uniek. We ontwikkelden een methode om op een gestructureerde manier te kijken naar de digitale tools en processen die de medewerkers ondersteunen.

Onze gespecialiseerde consultants maken samen met de functionele service centers van de klant zoals hr, IT, communicatie, marketing en finance, een soort ‘samenvatting’ of Employee Experience Roadmap, waarbij ze vertrekken van een analyse van de employee experience gaps, de hiaten in de processen en tools. Er volgt een analyse van welke systemen zijn er, wat zijn de uitdagingen en wat zijn de doelen. Alles gaat in een middellange termijn plan, dat afgestemd is tussen de verschillende afdelingen. Er wordt een duidelijk budget op gezet en een return on investment op bepaald.”

Het ultieme doel: de happy employee

Remote werken is een blijver, menen ze bij delaware, en digitaal connecteren is dus een basisvereiste. Kristof: “medewerkers ervaren werken als zinvol als ze het efficiënt kunnen doen omdat alle informatie op hun maat is georganiseerd. Bovendien zijn workforces altijd maar mobieler. Onboarding, offboarding, crossboarding, … in een digitale werkplek is dat geen probleem want de info, processen en tools volgen de mensen. Bovendien draagt de slimme digitale werkplek ook bij aan de wens van werknemers om flexibel te werken. Onze conclusie? Een slimme digitale workzone helpt onze klanten een verbonden en betrokken personeelsbestand te creëren.”

Aan de slag?

Stap voor stap richting een slimme digital workplace? Luk Moreels (luk.moreels@delaware.pro) en Kristof Nuytens (kristof.nuytens@delaware.pro ) leggen je graag uit hoe dat in zijn werk gaat.

Met HRmagazine XTRA kunnen organisaties hun standpunten, strategieën en oplossingen delen met de community van HRmagazine. De inhoud van HRmagazine XTRA valt buiten de verantwoordelijkheid van de redactie van HRmagazine.