Hr-core systemen in de knoop? Ontdek wat een hr-architect kan betekenen

27 juni 2022
Tekst
HRmagazine XTRA
Hr-core systemen in de knoop? Ontdek wat een hr-architect kan betekenen

Je wil jouw droomhuis (ver)bouwen? Dan roep je de hulp in van een architect! Die maakt een studie van je bouwproject en ontwerpt je woning zodat je woonfunctionaliteiten niet in de knoop raken en ze naadloos in elkaar overlopen. Een hr-architect doet eigenlijk hetzelfde met je hr-core systemen.

We spraken met Katrien De Buyser en Dieter Verhelst. Deze HRIS experten zijn goed geplaatst om de trends, de uitdagingen en de oplossingen rond hr-core systemen in de markt te zien. Katrien De Buyser, HRIS architect & Solution Lead bij delaware: “Tot vrij recent was het landschap van core hr-technologieën beperkt. Er bestonden oplossingen die veel aankonden, maar in bepaalde aspecten niet uitblonken. Daar werd toen genoegen mee genomen. Of bedrijven ontwikkelden oplossingen op maat omdat er geen aanbod was dat aan hun specifieke noden voldeed.”

“Vandaag worden we overspoeld met nieuwe technologieën en hr-applicaties. Bedrijven en organisaties gaan in dat grote aanbod op zoek naar de beste oplossing, de ‘best-of-breed’, en pikken er eentje uit dat bij hun specifieke uitdagingen past. Het resultaat is dat er in de bedrijven verschillende, losse tools van diverse vendors aanwezig zijn. Naast een loonmotor zijn er systemen voor tijdsregistratie, cafetariaplannen, planning tools, applicaties voor onboarding, rekrutering, fleet, performance management, training, communicatie enzovoort.”

Dieter Verhelst, HRIS architect & Teamlead bij delaware: “We merken dat veel bedrijven worstelen met deze gefragmenteerde systemen. De tools praten onvoldoende met elkaar, de data raken in de knoop, foute data vloeien door de systemen en gegevens worden vaak redundant opgeslagen. Er zijn geen dashboards en rapporteringen of ze zijn niet correct.”

Enter de rol van de hr-architect

De rol van een hr-architect is daarom cruciaal geworden om die hr-knoop te ontwarren. De architect brengt op een objectieve manier de situatie ‘as is’ in kaart en maakt de ‘bouwtekening’ die vastlegt hoe hr-data gestroomlijnd van applicatie naar applicatie kunnen doorstromen, zonder tussenkomst van manuele handelingen. Redundantie moet vermeden worden en het moet duidelijk zijn wie master is van elk stukje data. In sommige bedrijven zijn het de eigen IT-architecten die deze rol op zich nemen, is die hr/IT expertise niet aanwezig, dan neemt delaware die taak op.

Dieter legt uit: “Bij een van onze klanten, The House of Talents, zijn we bezig met de losse applicaties met elkaar te laten communiceren. Het gaat over deze technologieën: het CRM-platform Salesforce, meerdere loonmotoren, Bullhorn recruitment software, een tijdsregistratie systeem dat maatwerk is van Salesforce, een finance applicatie Dynamics, XPOfleet en een datahub. Dat lijkt op het eerste gezicht een lappendeken, maar wij verbinden de dataflows en die worden zo de basis voor geoliede hr-processen. Dat kunnen we omdat we de verschillende technische expertises bij delaware inhouse hebben. Dat is onze kracht. We zijn ook niet gebonden aan bepaalde vendors.”

Rapportering

Na deze integratie worden kwalitatieve dashboards en strategische rapporten mogelijk. Dieter: “We kijken vooral met de klant wat de functionele noden zijn in de dagelijkse rapportering, en welke strategische rapporten ze nodig hebben. We zullen hen hierin challengen en een open discussie voeren. Wat willen ze, wat zien wij op de markt, wat zijn de trends en evoluties? Dat resulteert in een rapporteringsoplossing op maat of we stellen gestandaardiseerde rapporteringspakketten voor.”

Link met de employee experience

De verzamelde hr-info kan zo op een gebruiksvriendelijke manier gedeeld worden met alle medewerkers en managers. Katrien: “Via dashboards, portalen, launchpads of bijvoorbeeld pc-kiosken in industriële omgevingen, bouwen we platformen op maat van de doelgroepen binnen het bedrijf. Door corona werd het vaak pijnlijk zichtbaar als de eindgebruikers niet beschikten over deze digitale toegangen. De medewerker verlangt vandaag naar een digitaal single point of entry waarin al zijn informatie beschikbaar is.”

“Zo deden we een project bij Rode Kruis Vlaanderen waar de medewerkers, via Microsoft SharePoint technologie, nu toegang hebben tot hun volledig digitaal personeelsdossier. We houden in deze oefeningen ook rekening met de efficiëntie van de hr-admin processen. Hoe kunnen we deze optimaliseren zodat dagelijks vlotter en eenvoudiger samenwerken mogelijk wordt. Zo werken de hr-collega’s bij Fluvius, na de fusie tussen Eandis en Infrax, nu in plaats van op twee aparte hr-systemen, samen op SAP SuccessFactors.”

Dieter: “Het einddoel is correcte data heel eenvoudig aanbieden, ondanks de complexiteit van de verschillende systemen en tools die erachter zitten. Dat is een evidentie voor millennials, die opgroeien in een app cultuur. Maar ook voor de andere generaties op de werkvloer geldt dat deze informatie via één toegangspunt voldoende duidelijk moet zijn.”

Gestandaardiseerde oplossingen mogelijk

delaware merkt een sterke vraag in de markt naar dit soort integraties. Katrien: “Om niet elke keer het warm water opnieuw te moeten uitvinden, ontwikkelden we een gestandaardiseerde oplossing die hr-gegevens naadloos binnen de salaristool verwerkt. De voordelen hiervan: een bewezen, off the shelf technologie en een scherpe prijs. Ook voor rapporteringen bieden we dit concept, bijvoorbeeld tien kant-en-klare rekruteringsrapporten tegen een vaste prijs. Zo profiteren onze klanten van de ervaring die we opgebouwd hebben bij andere bedrijven in verschillende sectoren en kunnen ze via een inzicht in de data doelgerichte hr-beslissingen nemen.”

Meer lezen over dit topic? Hier vind je interessante customer stories van UZ Gent, Rode Kruis – Vlaanderen en BMT Group. Of contacteer Katrien De Buyser en Dieter Verhelst om samen te bekijken hoe delaware jouw bedrijf kan helpen de HR-knoop te ontwarren.