De connectie met je medewerkers ontdooien

9 juni 2021
Tekst
HRmagazine XTRA
De connectie met je medewerkers ontdooien

Nooit een goede crisis verspillen. Dat moeten de mensen bij bofrost* hebben gedacht toen het land in lockdown ging en telewerk een hoge vlucht nam. Het bedrijf dat diepvries- en andere voedingsproducten aan huis levert, kende het afgelopen jaar een omzetgroei van 35%. Haar ervaring om de connectie te behouden met medewerkers op afstand inspireert andere organisaties.

“De lockdown in maart 2020 overviel ons volledig”, vertelt Marketing & Communication Director Nand Dillien. Om de exploderende vraag de baas te kunnen, moest het bedrijf een tandje bijsteken in het aanwervingsproces. De opleiding van nieuwe collega’s schakelde een versnelling sneller. Maar vooral de prestaties van de ervaren medewerkers scheerden hoge toppen. “Zowel de chauffeurs als de supply chain medewerkers in de provinciale depots werkten tijdelijk significant extra uren.”

Natje en droogje

Het logistieke proces bij bofrost* functioneert als een geoliede machine. De engagementsbarometer staat op zonneschijn dankzij een beleid dat investeert in de connectie met de medewerkers. “De succesfactor is onze organisatiestructuur: die is klein en vlak. De managers in de hoofdzetel staan bijzonder dicht bij de verkopers in de buitendienst. Wij rijden letterlijk af en toe mee met de chauffeurs en luisteren actief.” Die verbondenheid liet de onderneming toe om met weinig woorden de aanwassende vraag te trotseren.

Tijdens de pandemie zette het bedrijf in op wat Nand Dillien situationele motivatiecommunicatie noemt. Zowel ad hoc als op thematische momenten zoals Kerstmis en Pasen deed het bedrijf een beroep op zijn kerncompetenties: lekkere voedingspakketjes sturen naar de mensen thuis. Telkens voorzien van een persoonlijke boodschap van de CEO of het management. Dat doet bofrost* zowel voor groepen maar ook naar individuele medewerkers bij belangrijke momenten in hun leven. “We brengen de employee journey in de praktijk. Tijdens online meetings verorberen de deelnemers het toegestuurde natje en droogje. Zo versterken we de samenhorigheid en de binding met de organisatie”, getuigt Dillien.

Opleidingstraject

De employee journey start bij bofrost* in het rekruteringsproces. Om creatief aan de slag te gaan met de krapte aan verkoperstalent op de arbeidsmarkt, onderzoekt het bedrijf of de persoonlijke waarden en attitude van de sollicitant past met de organisatie. Kandidaten proeven van de functie door enkele uren een verkoper-koerier te volgen op het terrein. Daarna volgt een selectiegesprek. Eens in dienst, doorlopen ze een incrementeel opleidingstraject. “Sollicitanten komen bij ons kijken omdat ze interesse tonen in de producten en de visibiliteit van het bedrijf overal in het land. Afgewezen kandidaten krijgen als dank voor hun interesse en inspanning sowieso een kortingbon. Zo blijft de positieve perceptie intact.”

We hebben massa’s ervaring met de regionale aansturing van mensen en het behoud van een warme connectie met hen.

Investeren in welzijn

Het verplichte thuiswerk riep bij talrijke ondernemingen vragen op over de verbondenheid met en tussen de medewerkers. “Wij tellen 650 medewerkers en hebben bij wijze van spreken 300 winkels op vier wielen met een volledige landelijke dekking”, legt Dillien uit. “We hebben massa’s ervaring met de regionale aansturing van mensen en het behoud van een warme connectie met hen.” Die expertise draagt bofrost* door de pandemie versnelt uit naar haar zakelijke klanten.

“We werkten al voor bedrijven met verschillende vestigingen in België, om bijvoorbeeld in de zomer ijsjes af te leveren in de decentrale werkposten tot diep in de regio’s. Nu maken we ook van videomeetings een belevenis met de belevering van producten zoals prosecco en paella. Ik raad iedere manager aan om er een authentieke boodschap bij te voegen.”

Mensen zijn het voltijdse thuiswerk steeds meer beu. Daarom plant bofrost* de bezorging op kantoor, om zo tot aangenamere vergaderingen te komen of het aanbod in de koffiehoeken uit te breiden. Medewerkers komen binnenkort vooral naar kantoor om elkaar te ontmoeten, creatief te brainstormen of voor gesprekken die online moeilijk liggen. Bovendien is investeren in welzijn een prioriteit voor hr directeuren. De aanwezigheid van gezonde voeding op kantoor sluit daarbij aan.

Waarderingsbeleid

Schampere reacties van medewerkers op het aanbod van voeding op kantoor of op de thuiswerkplek, zijn zeldzaam. Nand Dillien adviseert bedrijven om dergelijke initiatieven in te bedden in hun waarderingsbeleid en zelfs het leiderschapsprogramma. “Het ene gaat niet zonder het andere. Er moet een cultuur in de bedrijfsgenen zitten die waarde hecht aan de medewerkers. Wij zoeken mee naar oplossingen om appreciatie te uiten voor de inspanningen van de mensen.” Dat geldt ook voor de organisaties die welzijn uitspelen in hun employer brand. “Laat de opbouw van een werkgeversmerk van binnenuit komen.”

Het afgelopen jaar stegen de ziekteverzuimcijfers op de Belgische arbeidsmarkt met rasse schreden, vooral bij medewerkers met een psychosociale problematiek. Nemen het aantal burn-outs bij bofrost* door het verhoogde werkvolume ook toe? Dillien erkent dat zoals in elk bedrijf het fenomeen merkbaar is, maar niet meer dan gemiddeld. “Wij focussen op gezondheid, welzijn en kwalitatieve voeding. Elke medewerker is belangrijk voor ons, ook diens gezondheid. Het is aan de leidinggevende om daar oog voor te hebben en te coachen, ook nu structureel thuiswerk een blijver is.”

Wat leerde bofrost* uit de massieve impact van de pandemie op de organisatie?

  1. Maak de impact zichtbaar en voelbaar. Dan passen medewerkers hun gedrag aan. De pandemie betekende een hefboom die mensen versneld in veranderingsmodus bracht.
  2. Investeer in verbondenheid. Op die manier ligt de drempel om de “extra mile” te presteren wanneer dat nodig is, een stuk lager.
  3. Hanteer een mensgerichte communicatie. Niet alleen in woorden, maar ook in ondersteunende initiatieven die de boodschap illustreren. Een mensgerichte communicatie zet de neuzen in dezelfde richting.

Met HRmagazine XTRA kunnen organisaties hun standpunten, strategieën en oplossingen delen met de community van HRmagazine. De inhoud van HRmagazine XTRA valt buiten de verantwoordelijkheid van de redactie van HRmagazine.