Autonomie door automatisatie

9 september 2021
Autonomie door automatisatie

Bij start-up SkinVision kostten manuele hr-processen zowel hr als de medewerkers te veel tijd en energie. De oplossing werd aangereikt door de hr-software van Personio.

SkinVision is vooral gekend voor de medische app waarmee je als leek je huid kan controleren op mogelijke melanomen en andere tekenen van huidkanker. Het bedrijf, dat gezondheidsoplossingen levert, is in volle groei. Lara Felske werd er hr-lead en dat was in 2018 meteen de eerste hr-functie in de organisatie. “We hebben grote ambities. We verzamelen data en werken aan het verkijgen van ISO-goedkeuringen voor medische apparatuur. Op hr moest bij mijn aanstelling alles nog op poten gezet worden.”

Complex

Het sterk evoluerende bedrijf wilde heel wat medewerkers aanwerven. De manuele people-processen maakten de groei moeilijk. Zo was bijvoorbeeld de onboarding heel compex, omdat er nogal wat stappen doorlopen moesten worden. Lara Felske: ”We creëerden bij onze starters afhankelijkheid van hr en finance omdat ze niet goed wisten waar te vinden wat ze nodig hadden. We hadden de keuze tussen meer mensen op hr aanwerven of onze hr-processen verbeteren. Het werd het laatste. We gingen op zoek naar instrumenten om onze processen te automatiseren. Daarnaast wilden we een centrale plaats om onze gegevens op te slaan. Onze starters, maar ook onze andere medewerkers moesten autonoom aan hun informatie geraken. Daardoor kon iedereen meer met het echte werk bezig zijn en de klant op de eerste plaats zetten.”

Flexibel systeem

SkinVision ging met een aantal providers praten om van de tijdrovende manuele hr-processen af te geraken. Na analyse ontving Felske van diverse mogelijke partners feedback. Omdat ze zeker wilde zijn van een oplossing op maat kwam de hr-lead uiteindelijk bij Personio uit. “Personio ontwikkelde een flexibel systeem dat de lange termijn zal overleven. We zagen af van anderen, omdat we onze manier van werken zouden moeten aanpassen. Personio werkt omgekeerd en vertaalde onze problemen in hun oplossing.”

Inzichten

Personio is hr-software voor kmo’s in Europa. Het automatiseert hr-processen en integreert ze. De toepassing draagt bij aan een snel wervingsproces en levert ook gegevensgerichte inzichten, weet countrymanager Benelux Lars Boom. Hij is verantwoordelijk voor de uitbreiding in zijn regio, leidt het commerciële team en zet de strategie uit: “We maken bedrijven beter door hun hr-processen te stroomlijnen en te automatiseren. We creëren gemakkelijk te gebruiken oplossingen waardoor hr veel tijd wint. De processen worden efficiënter en hr-medewerkers krijgen betere inzichten in de dagelijkse activiteiten van de business. Vergeet niet dat hr-medewerkers 43 procent van hun tijd bezig zijn met administratie. We knippen sterk in die bezigheid en leveren daar alleen al toegevoegde waarde. Daarnaast krijgen alle werknemers in het bedrijf toegang tot onze instrumenten. Daardoor kan iedereen zijn eigen problemen aanpakken zonder altijd een beroep te moeten doen op hr-collega’s. Hr ziet alleen de uitkomst zonder bij de rest van het proces betrokken te zijn. Bovendien leveren we inzichten die tot strategisch belangrijke beslissingen kunnen leiden. In welke teams is veel ziekte, burn-out of afwezigheid? Is daar personeel genoeg? Is de werkdruk te groot? We proberen ook op dat vlak inzichten te leveren.”

Op maat

Personio werkt al een zestal jaar met haar jonge en flexibele technologie. De doelgroep zijn kmo’s met tussen de tien en tweeduizend medewerkers. De filosofie draait rond werken op maat en zich aanpassen aan de processen van de klant. Daar kan SkinVison van getuigen, weet Lara Felske. “Het is een lang proces geweest want we gingen samen diep in detail. We bespraken onze uitdagingen en tekenden uit waar we naartoe wilden. De implementatiemanager gedroeg zich meteen als een partner. Onze medewerkers konden de voorgestelde oplossingen uittesten voor we ze in gebruik namen. We werkten met vragenlijsten en stelden vast dat ook bij onze medewerkers Personio als beste uit de bus kwam. Ook na de installatie van het systeem stond de partner altijd klaar om onze vragen te beantwoorden.”

Aanbeveling

Lara Felske vindt de automatisatie van de hr-processen en het eengemaakte systeem een grote stap vooruit. Teruggaan naar het manuele systeem zou haar vandaag vijf extra hr-medewerkers kosten. “We willen groeien in medewerkers in de business en niet op hr. Dat medewerkers niet goed geïnformeerd waren, kostte ons veel tijd. Door de investering kunnen onze medewerkers met hun klanten bezig zijn en dat is het voornaamste. Bovendien gaat automatisatie verder dan louter tijdswinst. Het systeem zorgt voor veel minder fouten en vangt repetitief werk op. Hr moet bovendien een enabler zijn en anderen beter laten werken in plaats van hun tijd af te nemen. Het systeem levert ons ook inzichten over onboarding, attritie en loyaliteit.”

Moederschap

Lara Felske stelt vast dat haar hr-medewerkers snel gewonnen waren voor het project. Ze merkt dat stakeholders connecteren en op eigen houtje documenten en contracten in de databanken vinden. “We groeien dus allemaal samen. Toen ik hier kwam werken hadden we nog geen geformaliseerde hr-operations. Ik liet mijn team niet graag achter, toen ik voor het eerst met moederschapsverlof vertrok. De uitdaging was groot. Als ik binnenkort voor de tweede keer de organisatie om dezelfde reden achterlaat, vertrek ik met een gerust gemoed. De gekozen oplossingen stellen mijn team in staat autonoom te werken. Iedereen weet wat hen te doen staat.”