De beste basis voor het hybride werken is vertrouwen

2 augustus 2021
De beste basis voor het hybride werken is vertrouwen

Het cliché wil dat het kantoor na de gezondheidscrisis vooral een ‘ontmoetingsplek’ wordt. Koen Van Beneden en Eva De Winter zien het wel wat ruimer.

“Neen, het kantoor wordt volgens mij niet zozeer een ontmoetingsplek”, zo reageert Koen Van Beneden, ceo van HP België en Luxemburg, meteen op dat cliché. “Organisaties zullen het vooral bewuster gebruiken voor specifieke taken. Je kunt en je wilt geen dag plannen met alleen focuswerk en de andere dag alleen ontmoetingen.” De doorsnee kenniswerker zal naar kantoor gaan voor zowel focuswerk als voor werk dat fysieke interactie vereist én voor die vergaderingen die het best fysiek gebeuren, zo denkt ook consultant Eva De Winter (Otolith, VOCAP).

Vertrek van vertrouwen

Hoe je dat organiseert? Koen Van Beneden voelt er niet veel voor om per team vaste afspraken te maken: “Bij HP laten we werknemers al tientallen jaren kiezen waar ze het productiefst kunnen zijn. Dat werkt goed voor ons. We zullen nu wel een telewerkbeleid opstellen, maar vooral voor technologische afspraken. Waar en hoe lang iemand werkt, laten wij vrij. Nieuwkomers bij ons kijken daar telkens weer verbaasd van op. Wij gaan ervan uit dat een werkgever best vertrekt van een basis van vertrouwen, eerder dan van regels.”

Die jarenlange ervaring met die vrije invulling bevestigt de ceo van HP België en Luxemburg in zijn overtuiging dat voorkeuren effectief sterk persoonsgebonden zijn. Koen Van Beneden: “Zelfs binnen eenzelfde job zie je de ene collega vijf dagen op kantoor, iemand anders veel minder. Zoals de ene student productief studeert op kot, de andere in een bibliotheek. Misschien willen sommige werkgevers controleren of medewerkers wel voldoende werken, maar onze ervaring bij HP is eerder dat we vooral controleren of medewerkers niet te veel werken. We geven medewerkers als het ware ook hun eigen deel van het bedrijf. En dat geldt voor elke functie, van teamleiders tot individuele contributors. Op die basis spreken we duidelijk af wat we verwachten van ‘hun bedrijf’. Dat motiveert, medewerkers willen zich bewijzen. Vandaar dat wij eerder moeten afremmen dan motiveren.”

Taak- en teamfunctioneren

Eva De Winter begrijpt dat het idee van het kantoor als ontmoetingsplaats evident lijkt, maar om dan concreter te bepalen wat dat betekent voor elke organisatie en voor elk individu, moet je toch kijken naar het taakniveau. “Voor brainstorming, uitwisseling, coördinatie … is fysieke aanwezigheid het makkelijkst. Op die manier bouw je vlotter vertrouwen op. Dat geldt ook voor betrokkenheid. Denk maar aan nieuwkomers. Dat gezegd zijnde, niet elke organisatie staat op dat vlak al even ver. Sommige bedrijven die pre corona nog geen thuiswerk kenden, zijn soms nog zoekende. Onderzoeken voor corona wezen dikwijls in de richting van twee dagen als optimale tijd voor werken vanop afstand. Maar ondertussen zijn ook persoonlijke voorkeuren wellicht geëvolueerd.”

Om dan maar te concluderen dat je iedereen zijn formule laat zoeken zonder kader, dat lijkt haar toch wel een risico. Eva De Winter: “Op teamniveau heb je toch best wel een gedeelde visie en dat zowel voor het taakniveau als voor het relationele niveau. Wat voor één teamlid evident goed werkt van thuis uit, lukt voor anderen wellicht een stuk minder.”

HP België & Luxemburg vroeg recent aan iedereen individueel wat ze thuis wilden doen en wat niet. Wat wordt kantoorwerk? Wat wordt interpersoonlijk? Hoe zie je de teammeetings? Hoe verlopen de company rally’s het best? Koen Van Beneden: “Die resultaten hebben we team per team besproken. We zien daar evoluties. Ik was ervan overtuigd dat iedereen weer om de twee maanden die fel geapprecieerde company rally zou verwelkomen, met gezellige pintjes achteraf. Maar ondertussen doen we zowat tweewekelijks een korte company call van een half uurtje. Ik geef twintig minuten een update zodat ze bijgepraat zijn voor alle topics. Voor verdieping weten ze de juiste bron te vinden. Dat is efficiënt en onze medewerkers smaken het, dus dat blijven we zo doen, ook nadat alles weer open is. Twee keer per jaar zullen we een echt leuk face-to-facemoment met het hele bedrijf organiseren, waar de focus volledig ligt op connecties maken en samenzijn.”

Het functionele en het relationele

Ook Eva De Winter pleit voor individueel maatwerk. Ze ziet in veel organisaties generieke afspraken en charters opduiken voor teams en organisaties. Eva De Winter vindt een kader wel nuttig, maar de kous is daarmee niet af. “Ga in gesprek met het team en herhaal dat regelmatig. Langs digitale weg praten we onwillekeurig een deel functioneler met elkaar en dan riskeert het doelgerichte het eerder relationele te verdringen. Tussen collega’s die elkaar al langer kennen, is dat gevaar wellicht kleiner, maar vertrouwen opbouwen is virtueel een stuk lastiger. Met nieuwkomers een kwaliteitsvolle relatie ontwikkelen langs digitale weg, vergt een heel bewuste inspanning.”

Koen Van Beneden ervaart dat ook zo: “Het zegt veel dat ik er al voor corona op aanstuurde om samen met nieuwe teamleden verplaatsingen te doen in de auto, net om voorbij dat puur functionele te geraken. Vandaag is dat veel moeilijker. Met mensen die je echt goed kent, veronderstelt het nog altijd een goede IT-connectie om de lichaamstaal mee te nemen. Van hen heb ik het voorbije jaar soms meer over hun privéleven vernomen dan de vele jaren ervoor. Onmogelijk is het niet. Veel internationale teams hebben trouwens geen andere mogelijkheid. Ik ben een maand voor covid in mijn nieuwe rol gestapt, wat inhoudt dat ik mijn manager nooit fysiek ontmoet heb. En toch hebben we een goede band opgebouwd, al was het maar omdat we samen al moeilijke beslissingen moesten nemen. Dat veronderstelt vertrouwen.”

Ook voor Eva De Winter kon het soms niet anders. In haar rol als consultant heeft ze veel opleidingen digitaal gegeven. “Ja, het kan, maar fysiek gaat het makkelijker en sneller. Je moet je wel goed bewust zijn van de specifieke kenmerken van digitaal contact. We wezen er al op dat je bewust moet vermijden dat het functionele de overhand krijgt. Maak dus tijd voor dat relationele. Tijdens het fysieke contact kan dat een stuk spontaner.”