Retail Concepts, het bedrijf boven commerciële ketens AS Adventure en Juttu, is de winnaar van de HRtech Award voor team van het jaar. De impact van hun razendsnel ingevoerde nieuwe prestatiemanagementtool raakte aan alle 1.100 medewerkers. “Het effect van dit project? Ook de volgende jaren zie je dezelfde medewerkers terug in de winkels. Ze blijven.”
Waarom Retail Concepts de award in de wacht sleepte? Vermoedelijk door de alomvattendheid van het project, dat zich uitstrekt voorbij de technologische invalshoek. Samen met externe partner Jigso bouwde Retail Concepts een nieuwe prestatiemanagementtool from scratch. Hr-business partner Joke Delang: “We wilden de feedbackcultuur die nog niet bestond. Maar het blijft een doorlopend proces. Daarnaast vernieuwden we de bedrijfswaarden en het competentiemodel.”
Intussen heeft 90 procent van de personeelsleden de tool gebruikt, inclusief 750 winkelmedewerkers en 120 magazijnmedewerkers. Voor hen betekent het gebruik van een digitale tool een grote stap, net zoals praten over de eigen ontwikkeling met de leidinggevende. De tool faciliteert dat gesprek: beide partijen bereiden zich voor en delen elkaars input. “Dat leidt tot het beste gesprek in jaren, diepgaander dan voorheen”, aldus Joke Delang.
Hr-officer Tess Vandelanotte onderstreept de impact van het project, en de snelle invoering ervan. “Het is uitgerold voor alle eindklanten, in drie landen, zowel voor het hoofdkantoor, de winkels als de magazijnen. Dat is gebeurd binnen vijf maanden en in drie talen.” De snelheid bleek noodzakelijk om de gesprekken te laten plaatsvinden in februari en maart wanneer het rustiger is in de winkels. Retail Concepts hanteerde geen beproefde projectmanagementmethode, maar paste agile-principes toe. “We werkten in sprints, zonder het zo te benoemen. Jigso stelde de software voor. Tijdens designsessies zijn we voor een wit blad aan de tekentafel gaan zitten om het ontwerp te bouwen. De externe partner heeft het tot uitvoering gebracht.”
Een troef voor Joke Delang en Tess Vandelanotte is het sponsorship van de ceo en het vertrouwen van de chro. “De vernieuwing van de bedrijfswaarden riep weerstand op. De oude waarden bleken diep verankerd maar verouderd. Samen met het managementteam zijn we tot vier toekomstbestendige waarden gekomen. Voor de leidinggevenden zijn die vertaald naar competenties en schalen. We integreren waarden en gedrag met het leiderschapsmodel”, legt Joke Delang uit.
Is de bouw van een volledig nieuwe prestatiemanagementtool een dure zaak? Dat nuanceert Joke Delang. “We respecteerden het overeengekomen budget van 40.000 euro. De externe partner heeft onze behoeften ingelost en een bedrijfseigen tool gebouwd. Dat kan niet elk bedrijf claimen. Bovendien bevat de tool hr-analytics functionaliteiten, inclusief artificiële intelligentie.”
Opvallend: Retail Concepts bouwt een prestatiemanagementtool terwijl sommige bedrijven afstappen van het formele evaluatieproces. Een bewuste keuze. Joke Delang: “We focussen op welzijn en een bottom-up benadering. De nadruk ligt op eenvoud en efficiëntie, geen lange verplicht in te vullen checklijsten vanwege hr. De tool faciliteert een continue dialoog, met twee verplichte gesprekken per jaar aangevuld met regelmatig check-inmomenten. Zowel medewerkers als leidinggevenden hebben de kans die momenten aan te vragen. Zo houden we de wendbaarheid en snelheid in de organisatie.”
Tess Vandelanotte wijst op wat zij noemt “de groene cultuur” in de organisatie, refererend naar het Insights Discovery model dat mensen helpt beter te communiceren. “Mensen zijn doorgaans lief voor elkaar en durven elkaar moeilijk feedback te geven. De tool zorgt ervoor dat medewerkers gehoord en gezien worden. Daarnaast zorgen de jaarlijkse individuele doelstellingen voor een frisse cyclus en een weerkerend enthousiasme.”
De return van deze investering ligt voor Retail Concepts in de retentie van medewerkers. “Mensen zijn gehoord en gaan het gesprek makkelijker aan over de samenwerking. Wanneer ze het scharnierpunt van twee jaar anciënniteit hebben bereikt, verlaten nog weinig medewerkers het bedrijf.” Retail Concepts bouwt verder aan de digitale tool. In een volgend stadium integreert Jigso de ziekteverzuimcyclus. Op basis van data zoals de bradfordfactor zullen gerichte verzuimgesprekken plaatsvinden.
ID:
Joke Delang, hr-business partner
Tess Vandelanotte, hr-officer
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de hr-wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
