Finance voor hr-dummies

Wat zijn de ingrediënten die ervoor zorgen dat de relatie tussen finance en hr goed werkt? “Open communicatie en een frequente dialoog”, zegt Magali Herman, docent finance en boekhouding aan HEC-Liège. Dit zijn haar tips voor hr in een wereld met een eigen finance taal.

Docente Magali Herman opent het gesprek met een citaat dat het perspectief van de financiële wereld vertaalt: Revenue is vanity, profit is sanity, cash is reality. "Inkomsten weerspiegelen de kracht van het bedrijf: dat is ijdelheid. Winst maken is gezond. Rentabiliteit garandeert een zekere vorm van levensvatbaarheid. Maar de realiteit is het geld, de cashflow. Met cash doe je wat je wil. Cashproblemen bemoeilijken alle processen."

Dat is één van de oorzaken van spanningen tussen finance en hr. "De relatie die finance heeft met hr staat in het teken van cash", legt ze uit. "Het personeel is een cash-verbruiker. Het is een onmiddellijke uitgave, in tegenstelling tot de meeste andere kosten."

Magali Herman verduidelijkt: "De balans is een momentopname van de activa van een bedrijf op een bepaald moment. We vinden personeel terug onder de schulden aan passieve zijde. De waarde van het personeel wordt dus niet weergegeven in de momentopname van de activa. Dat is opmerkelijk: als de financiële afdeling naar de balans kijkt, dan ziet ze het personeel in de passiva als schuld, en dus als uitgave. Een uitgave die bovendien volledig en op tijd moet worden betaald, in tegenstelling tot andere commerciële en financiële schulden. Er is geen manier om hiervan af te wijken of te onderhandelen als je niet over de benodigde cash beschikt. En dat is des te ingewikkelder in een dienstverlenend bedrijf, omdat de prestaties van je personeel pas worden gefactureerd nadat het werk is gedaan, en je klanten waarschijnlijk ook met betalingsuitstel zullen betalen."

Werkkapitaal en resultatenrekening

Deze cashbehoefte maakt deel uit van de behoefte aan werkkapitaal. Dit is wat het bedrijf nodig heeft om zijn activiteiten te financieren. "Wat helpt om de activiteiten te financieren, is dat de klanten zo snel mogelijk betalen. Wat helpt om die behoefte te dekken, is dat leveranciers accepteren om later of zo laat mogelijk betaald te worden. Op dit punt helpt het personeel niet, omdat het onmiddellijk betaald moet worden. Het verhoogt dus de behoefte aan werkkapitaal." Om de beschikbare kasstromen te monitoren, vertrouwt de financiële afdeling op kasstroomtabellen en verschillende indicatoren, waaronder de cashflow of EBITDA.

“Als het personeel een cashverbruiker is, is het ook een kostenpost in de resultatenrekening”, vervolgt Magali Herman. De resultatenrekening toont de rentabiliteit van het bedrijf over een bepaalde periode. "Aan de ene kant zien we de inkomsten en aan de andere kant de kosten. Het is bij deze kosten dat we de brutolonen, sociale lasten, pensioenen en andere personeelsgerelateerde kosten vinden. Zij vertegenwoordigen de grootste kostenposten in de meeste industrieën. Daarom, wanneer de resultaten van het bedrijf niet goed zijn, zal de financiële afdeling zich richten op de kostenposten met de grootste impact. En dus de lonen."

Onmiddellijk financieel effect

"Een bedrijf kan veel cash hebben en toch niet winstgevend zijn", illustreert Herman. "En het kan winstgevend zijn zonder cash te hebben. Deze twee concepten zijn afzonderlijk en toch onderling verbonden. Als hr soms het gevoel heeft dat de focus op haar ligt bij problemen, is dat de reden: het verlagen van de loonkosten heeft een vrijwel onmiddellijk effect op de liquiditeits- en winstgevendheidsindicatoren. Vaak sneller dan de omzet te verhogen en met een grotere impact dan het verlagen van andere kosten."

Periodiciteit en vergelijkbaarheid

Een ander belangrijk principe is de periodiciteit. "De tijdsperioden van finance en hr komen niet altijd overeen, en het op elkaar afstemmen van cijfers kan complex zijn", legt Magali Herman uit. "Finance werkt met boekhoudkundige periodes. Daarom moet finance op de hoogte zijn van een reeks elementen die vanuit hr op andere tijdstippen plaatsvinden. Voorbeelden? De dertiende maand, vakantiegeld, bonussen die in januari worden berekend, opleidingskosten, enzovoort.”

Een ander belangrijk principe is vergelijkbaarheid. "In finance behoud je zoveel mogelijk dezelfde berekeningsmethodes over meerdere jaren. Dat laat toe om verschillende periodes te vergelijken. Soms zijn andere methodes wellicht relevanter. Dat creëert discrepanties ten opzichte van het voorbije jaar. Vooral na de komst van een nieuwe hr-directeur. Je kan volgens andere methoden werken, maar dan dienen ze aangekondigd te worden en de implicaties grondig doorgesproken te worden.”

Budgettering

Tot slot wijst ze op het belang van het budget om te anticiperen. Voortdurende opvolging van het budget is noodzakelijk met aandacht voor cashflow. Natuurlijk is het in hr moeilijk vooruit te kijken. Maar te vaak ontbreekt de controle in welke mate de doelstellingen zijn gerealiseerd. Het is noodzakelijk om een analyse uit te voeren, verklaringen voor afwijkingen te vinden en remediërende maatregelen te op te zetten. "Op die manier sluit een volgende budgetronde dichter aan bij de realiteit.”