Hoe stem je het hr-beleid af op vrijwilligers wanneer ze een pijler vormen van je organisatie? Bij vzw Vonk doorlopen de vrijwilligers vrijwel de volledige employee journey. In deze Week van de Vrijwilliger kent de organisatie hen extra appreciatie toe. Inge Decatelle: “Beschouw hen als volwaardige medewerkers.”
Vzw Kompas telt 320 personeelsleden en begeleidt zo’n 500 cliënten met een verstandelijke en/of fysieke beperking. Daarnaast staan via de vzw Vonk 195 vrijwilligers, waarvan vorig jaar 140 actieve, in voor allerlei activiteiten ten dienste van die cliënten. Denk aan transport, begeleiding op reis of samen op fietsuitstap. Inge Decatelle is vanuit hr verantwoordelijk voor de vrijwilligers. De traditionele hr-cyclus is ook van toepassing op vrijwilligers: rekruteren, intakegesprek, contractuele overeenkomst, begeleiding, vorming, evaluatie, feedback tot zelfs het exitgesprek.
Inge Decatelle vindt relatief vlot nieuwe vrijwilligers. De rekrutering gebeurt via sociale media, website, scholen, buurtwerking en mond-tot-mondreclame. Het typische vrijwilligersprofiel? “Meestal zijn het iets oudere personen, gepensioneerden die een zinvolle tijdsbesteding zoeken. De groep dertigers en veertigers zijn ondervertegenwoordigd. Ook jongeren bereiken we steeds moeilijker. Er is nog geen schaarste zoals op de betaalde arbeidsmarkt, maar we voelen de concurrentie van flexi-jobs die een betalend karakter hebben”, aldus Inge Decatelle.
Naast gepensioneerden nemen mensen die langdurig ziek zijn geweest een vrijwilligersmandaat op als hernieuwde opstap naar de arbeidsmarkt. Of werkzoekenden die al een langere tijd zonder job zitten en opnieuw in een arbeidsstructuur willen fungeren. Ook vanuit scholen komen er vragen om tijdelijk een vrijwillige opdracht te mogen uitoefenen. “Er zijn ook de eigen medewerkers op onze loonlijst die naast hun job een vrijwilligersrol opnemen, bijvoorbeeld een boekhouder die in het weekend een uitstap begeleidt”, licht Inge Decatelle toe.
De vrijwilligers vormen een cruciale operationele pijler van de vzw. Dat is al twee decennia zo. Hun werking steunt fundamenteel op vrijwilligers. Gelukkig zijn de meeste vrijwilligers trouw aan hun engagement. Dat apprecieert de vzw. In deze Week van de Vrijwilliger krijgen alle vrijwilligers een kaartje toegestuurd om hen te bedanken. De organisatie nodigt hen ook uit op het nieuwjaarsfeest voor de medewerkers. En ze hebben een specifieke nieuwsbrief die de vrijwilligers betrokken houdt.
Bij intakegesprekken legt Inge Decatelle geen eisen op wat betreft diploma’s en competenties. Ze is wel kritisch voor de attitude: vrijwilligers moeten tijd nemen voor de cliënt, geduldig en emotioneel beschikbaar zijn en maatschappelijk geëngageerd. Dat levert een win-winsituatie op voor vrijwilliger en cliënt. Het gebeurt dat kandidaten niet worden weerhouden na het gesprek. Ze komen in contact met kwetsbare personen. Er vindt eveneens een evaluatie plaats: staan de vrijwilligers achter de visie? Is er een voldoende klik met de andere vrijwilligers?
De vrijwilligers verrijken de diversiteit in de organisatie. Voor hen betekent hun rol als vrijwilliger een nuttige activiteit die betekenis geeft aan hun tijdsbesteding. Er is dus sprake van een win-win. Of er ook nadelen zijn? Net zoals een werknemer kan een vrijwilliger beslissen om het mandaat stop te zetten. Het verloop is vergelijkbaar met dat van gewone werknemers. De grootste uitdaging is de zoektocht naar vrijwilligers om reizen te begeleiden waar een zorgnood bestaat. Er is ook aandacht voor de leeftijdskloof die er wel eens is tussen de oudere vrijwilligers en de jongere cliënten. “We adviseren de vrijwilligers eveneens om de grens te bewaken tussen hun engagement en privéleven: soms delen ze hun contactgegevens met de cliënten waardoor de grens onder druk komt te staan.”
Vanuit haar ervaring deelt Inge Decatelle deze tips:
1. Maak aantrekkelijke vacatures die kandidaten aanspreken
2. Binding is essentieel: houd geregeld contact met de vrijwilligers en organiseer inspraakmomenten
3. Beschouw hen als volwaardige medewerkers. Ze staan niet op de tweede rij. Toon waardering.
4. Communiceer direct, praat problemen meteen uit.
5. Zoek naar hun individuele talenten en wees creatief. Er zijn bijvoorbeeld vrijwilligers die komen wandelen met cliënten en die daarnaast de vaardigheden hebben om in het naaiatelier te helpen.
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de hr-wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
