Elke werkgever moet over een interne dienst voor preventie en bescherming op het werk beschikken. De omvang van de taken van de preventieadviseur in deze interne dienst hangt af van het aantal werknemers in de onderneming en de aard van de activiteiten. Voor de taken die niet door de interne dienst uitgevoerd kunnen worden (bijvoorbeeld de overgrote meerderheid van werkgevers heeft geen eigen arts in dienst) moet een beroep gedaan worden op een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk.
De interne dienst wordt opgericht op het niveau van de technische bedrijfseenheid, zoals vastgesteld in het kader van de sociale verkiezingen. Voor vennootschappen van dezelfde groep die op dezelfde locatie of minstens in elkaars buurt gevestigd zijn, is het daarom meestal mogelijk om één interne dienst op te richten die bevoegd is voor alle vennootschappen. Op die manier kan vermeden worden dat elke vennootschap afzonderlijk iemand in dienst zou moeten hebben met de expertise nodig om de taken als preventieadviseur passend uit te voeren.
In sommige gevallen zou het nuttig zijn indien meerdere werkgevers zouden samenwerken op het gebied van welzijn op het werk. In een winkelcentrum worden alle werkgevers bijvoorbeeld doorgaans geconfronteerd met dezelfde uitdagingen op het gebied van welzijn op het werk, zodat het meestal efficiënter is om één gespecialiseerde preventieadviseur voor het hele winkelcentrum te hebben, eerder dan elke winkel die elk hun eigen preventieadviseur dezelfde taken laat uitvoeren.
De Codex over het welzijn op het werk voorziet daarom in de mogelijkheid om een gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk op te richten. Deze mogelijkheid werd in de praktijk weinig gebruikt omdat ze zeer omslachtig was. Zo was een ministerieel besluit vereist voor de oprichting of voor elke wijziging in de aangesloten werkgevers, wat meestal een zestal maanden tijd vergde.
Een koninklijk besluit van 26 maart 2024, dat in werking treedt op 1 juli 2024, heeft echter de procedure sterk vereenvoudigd voor ‘kleine’ gemeenschappelijke interne diensten. Dit zijn diensten die aan geen enkele van de drie voorwaarden om als een ‘grote’ dienst beschouwd te worden voldoen:
Voor de oprichting van een ‘kleine’ dienst volstaat het voortaan aan de sociale inspectie aan te tonen dat de wettelijke voorwaarden voldaan zijn. Een ministerieel besluit is niet langer vereist. Deze wettelijke voorwaarden zijn vrij gemakkelijk te vervullen en omvatten onder andere het bestaan van een schriftelijke overeenkomst tussen de betrokken werkgevers, het bestaan van een ‘juridische, economische, geografische of technische band’ tussen de werkgevers en het feit dat de oprichting van een gemeenschappelijke dienst een duidelijke meerwaarde biedt (bijvoorbeeld doordat er meer preventieadviseurs zijn of deze over een hoger niveau van opleiding beschikken in vergelijking met afzonderlijke interne diensten). Bij een wijziging van de aangesloten werkgevers volstaat voortaan een loutere kennisgeving aan de sociale inspectie.
Voor de ‘grote’ diensten verandert er weinig.
Frederic Brasseur
Advocaat DLA Piper UK LLP
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de hr-wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.